Vấn đề thành lập văn phòng đại diện công ty các tỉnh thành phố là vấn đề mà các doanh nghiệp luôn chú trọng và quan tâm. Tuy nhiên, không phải công ty nào cũng nắm được thủ tục thành lập văn phòng đại diện cũng như các đặc điểm pháp lý của nó theo quy định của pháp luật.

Cơ sở pháp lý

• Luật doanh nghiệp năm 2014;
• Luật thương mại năm 2005;
• Nghị định 07/2016/NĐ-CP quy định chi tiết Luật Thương mại về Văn phòng đại diện, Chi nhánh của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam;
• Thông tư 11/2016/TT-BTC quy định biểu mẫu thực hiện Nghị định 07/2016/NĐ-CP hướng dẫn Luật Thương mại về Văn phòng đại diện, Chi nhánh của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam do Bộ trưởng Bộ Công Thương ban hành

Văn phòng đại diện công ty

Thủ tục thành lập chi nhánh tại các tỉnh khác:

• Thông báo về việc lập văn phòng đại diện (do người đại diện theo pháp luật ký tên);
• Quyết định của HĐTV/HĐQT về việc thành lập VPDD (do Chủ tịch HĐTV /Chủ tịch HĐQT ký tên);
• Bản sao biên bản họp về việc lập văn phòng đại diện (có đầy đủ chữ ký của Chủ tọa, các thành viên/cổ đông dự họp và thư ký);
• Quyết định bổ nhiệm người đứng đầu văn phòng đại diện (người đứng đầu văn phòng đại diện có thể là người đại diện theo pháp luật của công ty hoặc cá nhân khác được đại diện theo pháp luật bổ nhiệm);
• Bản sao hợp lệ CMND/Passport của người đứng đầu văn phòng đại diện (đối với cá nhân là người Việt Nam);
• Bản sao hợp lệ Giấy đăng ký tạm trú do cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam cấp, Giấy phép lao động và Hộ chiếu (đối với cá nhân là người nước ngoài).

Một số lưu ý khi thành lập văn phòng đại diện:

• Ngành nghề của văn phòng đại diện chỉ được đăng ký là: Giao dịch và tiếp thị.

• Theo quy định của Điều 35 Luật doanh nghiệp: Trụ sở chính của doanh nghiệp là địa điểm liên lạc, giao dịch của doanh nghiệp; phải ở trên lãnh thổ Việt Nam, có địa chỉ được xác định gồm số nhà, tên phố (ngõ phố) hoặc tên xã, phường, thị trấn, huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương; số điện thoại, số fax và thư điện tử (nếu có). Địa điểm cụ thể mà Qúy khách muốn thành lập văn phòng đại diện hoặc thành lập công ty tại TPHCM hay địa điểm nào khác.
• Trường hợp địa chỉ doanh nghiệp dự định đặt trụ sở chi nhánh chưa có số nhà, doanh nghiệp liên hệ Ủy ban nhân dân Quận/Huyện để được cấp số nhà trước khi đăng ký doanh nghiệp. Phòng Đăng ký kinh doanh không xem xét giải quyết các trường hợp địa chỉ trụ sở chưa đầy đủ theo quy định của Điều 35 Luật doanh nghiệp.

• (Quy định tại Thông tư 01/2013/TT-BKH ngày 21/01/2013 của Bộ Kế hoạch và Đầu tư hướng dẫn về đăng ký doanh nghiệp)
• Tên văn phòng đại diện phải được viết bằng các chữ cái trong bảng chữ cái Tiếng Việt, có thể kèm theo các chữ cái F, J, Z, W, chữ số và ký hiệu, phát âm được.
• Tên văn phòng đại diện phải mang tên doanh nghiệp đồng thời kèm theo cụm từ “Văn phòng đại diện” đối với đăng ký thành lập văn phòng đại diện tại các tỉnh.

Dịch vụ thành lập văn phòng đại diện tại các tỉnh thành phố.

• Tư vấn quy định của pháp luật về thành lập văn phòng đại diện cho khách hàng trước khi thành lập và các nội dung khác có liên quan.
• Đại diện khách hàng để hoàn thiện các thủ tục hồ sơ:
• Giúp khách hàng soạn thảo hồ sơ thành lập văn phòng đại diện;
• Đại diện khách hàng chuẩn bị hồ sơ, giấy tờ, tài liệu liên quan đến thành lập văn phòng đại diện.
• Tiến hành nộp hồ sơ thành lập văn phòng đại diện:
• Nộp hồ sơ tại phòng đăng ký kinh doanh;
• Theo dõi tiến trình xử lý và thông báo kết quả nộp.
• Thực hiện việc khắc Con dấu Văn phòng đại diện và Thông báo sử dụng mẫu con dấu doanh nghiệp trên Cổng thông tin điện tử Quốc gia về đăng ký doanh nghiệp (nếu có yêu cầu).
• Hướng dẫn và hỗ trợ khách tiến hành nộp tờ khai lệ phí môn bài đối với Văn phòng đại diện. Đồng thời Quang Minh chúng tôi cũng có dịch vụ khai báo thuế đúng quy định, giúp Qúy khách không mất nhiều thời gian trong quá tình làm thủ tục. 
• Nhận kết quả và trả kết quả đến khách hàng.