Với xu thế của cuộc cách mạng công nghiệp lần thứ 4, một trong những mục tiêu hàng đầu của Chính phủ là phát triển mạnh mẽ nền kinh tế số và hỗ trợ hoàn thiện xây dựng cơ sở dữ liệu quốc gia về tài chính. Để  hoàn thành mục tiêu này, thì việc sử dụng hóa đơn điện tử (HĐĐT) thay thế cho hóa đơn giấy là một trong những yêu cầu bắt buộc. 

Vai trò của HĐĐT với DN

Để sử dụng HĐĐT, các DN cần phải trang bị một hệ thống quy trình từ khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ, sửa đổi và quản lý tự động trên môi trường Internet, thay thế cho quy trình tạo, xuất hóa đơn giấy trước đây. Quy trình làm việc này giúp cho lãnh đạo và nhân viên trong DN hiểu rõ nhiệm vụ và trách nhiệm của mình trong quá trình triển khai hệ thống HĐĐT trên nền tảng số. Đồng thời, giúp giảm thời gian phát hành, gửi và nhận hóa đơn giữa nhà cung cấp và khách hàng, tiết kiệm chi phí in ấn, lưu trữ. Ngoài ra, việc sử dụng HĐĐT còn giúp lãnh đạo và nhân viên trong DN có sự phối hợp chặt chẽ trong từng phần việc như tạo, ký số, truyền/nhận hóa đơn.

Không những thế, việc sử dụng HĐĐT còn thúc đẩy cả lãnh đạo và nhân viên trong DN phải có sự đổi mới, nhất là về phương tiện công nghệ. Theo đó, sự đổi mới của lãnh đạo là một yếu tố rất quan trọng giúp tăng cường hiệu suất của DN (Boal và Hooijberg, 2000); khuyến khích, động viên nhân viên nâng cao khả năng học hỏi, thích nghi với sự thay đổi của môi trường. Thêm nữa, sự đổi mới của lãnh đạo trong nền kinh tế số còn làm thay đổi về nhận thức trong việc ứng dụng công nghệ thông tin (CNTT) để quản lý, điều hành công việc. Trong quá trình triển khai HĐĐT tại DN, sự thay đổi không chỉ đến từ phía lãnh đạo, mà còn đòi hỏi của các nhân viên trong việc bổ sung thêm kiến thức về CNTT.  

Một trong những lợi ích thấy rõ nhất mà HĐĐT đem lại cho các DN là tăng lợi thế cạnh tranh. Trong bối cảnh đẩy mạnh ứng dụng CNTT và thúc đẩy sử dụng HĐĐT của cơ quan quản lý nhà nước, nếu DN không tận dụng được, thì sẽ mất đi cơ hội cạnh tranh với các DN khác vì sự chậm trễ trong quá trình gửi hóa đơn đến khách hàng. Bởi trong khi hóa đơn giấy thường mất  từ 3-5 ngày để gửi cho khách hàng với chi phí khoảng 20.000-25.000 đồng cho một lần gửi, thì HĐĐT chỉ mất 3-5 giây gửi trực tuyến là khách hàng đã nhận được hóa đơn. Sự chậm trễ của hóa đơn giấy là lý do chính gây ra khó khăn cho khách hàng khi muốn giao dịch tiếp với số hàng chưa có hóa đơn và cũng là trở ngại cho DN phải tốn thời gian chờ đợi để thu hồi công nợ.

Về mặt quản lý, HĐĐT giúp cho DN dễ dàng trong quá trình xây dựng báo cáo và quá trình hậu kiểm của cơ quan thuế. Với quy trình quản lý minh bạch, HĐĐT đã giúp cho quá trình hoạt động của DN được thông suốt, giảm thiểu các lỗi xảy ra trong quy trình hoạt động. Tất cả dữ liệu về HĐĐT được số hóa khi lưu trữ nên dễ dàng tra cứu và xây dựng các báo cáo theo yêu cầu của cơ quan quản lý. Đồng thời, giúp giảm thiểu sự xung đột giữa khách hàng và nhà cung cấp 

Giải pháp thúc đẩy DN sử dụng HĐĐT

Theo nghiên cứu của các chuyên gia, để khuyến khích DN sử dụng HĐĐT cần có các nhà cung cấp triển khai hệ thống theo hướng dịch vụ, bởi việc ứng dụng một hệ thống HĐĐT đòi hỏi phải có sự đầu tư cả về nguồn lực tài chính lẫn nhân lực. So với các DN lớn, thì DN nhỏ và vừa có nhiều hạn chế về mặt nguồn lực như nguồn lực về tài chính, con người, tri thức (Ein-Dor và Segev, 1978). Đây chính là những lý do mà các DN nhỏ và vừa thường né tránh việc phải triển khai các hệ thống CNTT. Mặc dù, DN nhỏ và vừa luôn đóng vai trò là người tạo ra việc làm và đóng góp đáng kể cho nền kinh tế quốc gia, nhưng với quy mô hạn chế, nên khó có thể thích ứng kịp thời với những thay đổi. Do đó, để các DN mở rộng sử dụng HĐĐT, thì việc triển khai hệ thống HĐĐT cần được xây dựng theo hướng dịch vụ (SaaS - Software as a Service). SaaS là một tầng trong kiến trúc điện toán đám mây cung cấp cho người dùng một hệ thống phần mềm hoàn thiện trên Internet và được vận hành và quản lý bởi một nhà cung cấp (Leavitt, 2009). Hướng tiếp cận này giúp dễ dàng tiếp cận đến người dùng cuối. Hiện nay, trên thị trường có một số các DN đáp ứng đầy đủ các điều kiện về kỹ thuật, cơ sở hạ tầng, chất lượng kết nối cơ sở dữ liệu với cơ quan thuế để hỗ trợ DN trong quá trình triển khai HĐĐT như Công ty CP BKAV, Công ty CP Misa, Công ty TNHH hóa đơn điện tử M-Invoice, Công ty CP đầu tư công nghệ và thương mại SOFTDREAMS, Tổng Công ty dịch vụ viễn thông (VNPT VINAPHONE), Tập đoàn công nghệ viễn thông quân đội VIETTEL… 

Bên cạnh đó, về phía cơ quan quản lý cần có những biện pháp khuyến khích DN chuyển đổi sang HĐĐT như giảm thủ tục hành chính, thực hiện khấu trừ trực tiếp tiền thuế thu nhập hoặc ưu tiên hoàn thuế GTGT cho những DN tích cực áp dụng HĐĐT, hoặc hỗ trợ chi phí phát hành HĐĐT. Trong giai đoạn chuyển đổi, để đảm bảo hoạt động kinh doanh của DN, cần cho phép sử dụng song song hóa đơn giấy và HĐĐT.

Rõ ràng, với vai trò giúp cho các DN hoạt động hiệu quả hơn, HĐĐT được xem là một nền tảng cho các DN Việt Nam phát triển trong nền kinh tế số, cũng như tạo đà đón làn sóng CMCN 4.0