Trong quá trình hoạt động, công ty cổ phần có thể phát sinh việc điều chỉnh tăng giảm vốn điều lệ công ty cổ phần. Vậy những trường hợp nào thực hiện tăng giảm vốn điều lệ? Thủ tục pháp lý về việc tăng giảm vốn điều lệ công ty cổ phần được thực hiện như thế nào? Trong bài viết sau đây, Quang Minh sẽ cung cấp các thông tin quy định của pháp luật hiện hành xoay quanh chủ đề này, mời quý bạn đọc cùng theo dõi.

Căn cứ pháp lý về việc điều chỉnh tăng giảm vốn điều lệ

• Quy định về việc đăng ký kinh doanh và thành lập doanh nghiệp được nhà nước ban hành tại Luật doanh nghiệp 2020. Trong đó, việc điều chỉnh tăng giảm vốn điều lệ công ty cổ phần cũng được quy định. 
• Bên cạnh đó, việc hướng dẫn thực hiện đăng ký kinh doanh được quy định tại Nghị định 01/2021/NĐ-CP về đăng ký doanh nghiệp.

Căn cứ vào những văn bản luật nêu trên, nhà đầu tư và các cơ quan liên quan thực hiện việc điều chỉnh vốn điều lệ cũng như thay đổi nội dung đăng ký kinh doanh. 

Vốn điều lệ công ty cổ phần là gì?

Theo quy định của pháp luật hiện hành của Luật doanh nghiệp 2020 tại khoản 34 Điều 4, vốn điều lệ được xem là tổng giá trị tài sản của khi thành lập công ty trách nhiệm hữu hạn, công ty hợp danh do các thành viên công ty, hay chủ sở hữu công ty đã góp hoặc cam kết góp. Đối với công ty cổ phần, vốn điều lệ là tổng mệnh giá cổ phần đã bán hoặc được đăng ký mua khi đăng ký thành lập doanh nghiệp.

Cụ thể hơn, theo Điều 111 Luật Doanh nghiệp 2020, vốn điều lệ công ty cổ phần khi đăng ký thành lập doanh nghiệp chính là tổng mệnh giá cổ phần các loại đã bán hoặc đã được đăng ký mua và được thể hiện trong Điều lệ công ty.

Bên cạnh đó, việc xác định vốn điều lệ còn phụ thuộc vào ngành nghề kinh doanh mà doanh nghiệp đăng ký hoạt động. Đối với một số ngành nghề kinh doanh có điều kiện liên quan đến vốn pháp định và ký quỹ, quy định công ty phái đáp ứng điều kiện của pháp luật về vốn điều lệ. Trong quá trình hoạt động, công ty cổ phần có thể phát sinh việc điều chỉnh tăng giảm vốn điều lệ công ty cổ phần theo cách hình thức khác nhau theo quy định.

Các hình thức tăng giảm vốn điều lệ công ty cổ phần

Đối với việc tăng vốn điều lệ

Căn cứ vào quy định của pháp luật về việc thay đổi hay điều chỉnh vốn điều lệ thì có những trường hợp tăng vốn điều lệ như sau:

Doanh nghiệp thực hiện chào bán cổ phần

Theo Điều 123 Luật Doanh nghiệp 2020, doanh nghiệp thực hiện chào bán cổ phần theo một trong các hình thức sau đây:

• Chào bán cổ phần là một hình thức doanh nghiệp gia tăng số lượng cổ phần được quyền chào bán và thực hiện việc bán ra các cổ phần đó để tăng vốn điều lệ công ty trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp. Việc chào bán cổ phần trong công ty cổ phần có thể thực hiện bằng các hình thức như sau:
• Chào bán cổ phần cho cổ đông hiện hữu: Đây là việc doanh nghiệp gia tăng số lượng cổ phần được quyền chào bán và thực hiện việc bán ra toàn bộ số cổ phần đó cho tất cả những cổ đông của doanh nghiệp theo tỷ lệ cổ phần hiện có của họ tại công ty.
• Chào bán cổ phần ra công chúng: Đây là hình thức tăng vốn điều lệ công ty thông quan việc chào bán cổ phần đối với công ty cổ phần đã lên sàn theo luật chứng khoán.
• Hình thức chào bán cổ phần riêng lẻ: là việc doanh nghiệp thực hiện chào bán chứng khoán cho một số lượng dưới một trăm nhà đầu tư, không bao gồm nhà đầu tư chứng khoán chuyên nghiệp. Hình thức chào bán cổ phần này không sử dụng phương tiện thông tin đại chúng hoặc Internet để thực hiện. 

Doanh nghiệp thực hiện trả cổ tức cho cổ đông

• Bên cạnh việc phát hành và chào bán cổ phần để tăng vốn điều lệ, doanh nghiệp còn có thể tăng vốn điều lệ bằng việc trả cổ tức cho cổ đông. Trường hợp trả cổ tức cho cổ đông, công ty không phải thực hiện các thủ tục chào bán cổ phần theo quy định của Luật Doanh nghiệp 2020 tại các điều 123, 124 và 125. 
• Tuy nhiên, theo Luật Doanh nghiệp 2020 tại Điều 135, doanh nghiệp phải đăng ký tăng vốn điều lệ tương ứng với tổng mệnh giá các cổ phần được sử dụng để tiến hành chi trả cổ tức cho cổ đông trong thời hạn 10 ngày tính từ ngày hoàn thành việc thanh toán cổ tức.

Đối với việc giảm vốn điều lệ

Theo quy định của Luật Doanh nghiệp tại Khoản 5 Điều 112, những trường hợp giảm vốn điều lệ công ty cổ phần như sau:

Doanh nghiệp thực hiện hoàn trả một phần vốn góp cho cổ đông 

Doanh nghiệp thực hiện việc hoàn trả một phần vốn góp cho cổ đông theo quyết định của Đại hội đồng cổ đông, tương ứng với tỷ lệ sở hữu cổ phần của họ trong công ty cổ phần sau khi đã thỏa mãn đủ 2 điều kiện sau đây:

• Doanh nghiệp đã tham gia hoạt động sản xuất, kinh doanh từ 02 năm liên tục trở lên tính từ ngày đăng ký kinh doanh, thành lập doanh nghiệp 
• Doanh nghiệp bảo đảm sau khi đã hoàn trả số vốn góp cho các cổ đông trong công ty, có thể thanh toán đủ những khoản nợ và nghĩa vụ tài sản khác.

Doanh nghiệp tiến hành mua lại cổ phần đã bán ra

Căn cứ theo quy định của Luật Doanh nghiệp 2020 tại Điều 132 và Điều 133, việc giảm vốn điều lệ do doanh nghiệp mua lại số cổ phần đã phát hành được tiến hành theo quyết định của công ty hoặc khi có yêu cầu của cổ đông.

• Trường hợp doanh nghiệp mua lại cổ phần đã phát hành theo yêu cầu của cổ đông: Trường hợp này chỉ được thực hiện đối với cổ đông đưa ra biểu quyết phản đối nghị quyết của doanh nghiệp về việc cơ cấu tổ chức lại doanh nghiệp hoặc điều chỉnh quyền, nghĩa vụ của cổ đông tại Điều lệ công ty. Bên cạnh đó, cổ đông nêu trên phải có có văn bản yêu cầu mua lại cổ phần, trong đó trình bày rõ các thông tin về tên, địa chỉ của cổ đông, số lượng cổ phần từng loại, lý do yêu cầu công ty mua lại, giá dự định bán. Văn bản yêu cầu này phải được gửi đến doanh nghiệp trong thời hạn 10 ngày tính từ ngày thông qua nghị quyết của Đại hội đồng cổ đông.
• Trường hợp doanh nghiệp mua lại cổ phần theo quyết định của doanh nghiệp, thì doanh nghiệp chỉ có quyền mua lại số lượng cổ phần không quá 30% tổng số cổ phần phổ thông đã chào bán, một phần hoặc toàn bộ cổ phần ưu đãi cổ tức đã chào bán theo quy định.

Vốn điều lệ công ty cổ phần không được các cổ đông thanh toán đầy đủ và đúng hạn

Theo quy định tại Điều 113 của Luật Doanh nghiệp 2020, trường hợp cổ đông không thanh toán số cổ phần đã đăng ký mua đầy đủ và đúng thời hạn, thì doanh nghiệp phải tiến hành đăng ký thay đổi cổ đông sáng lập và điều chỉnh giảm vốn điều lệ tương ứng với giá trị mệnh giá số cổ phần đã được thanh toán đủ. Thủ tục này được thực hiện trong thời hạn 30 ngày, kể từ thời hạn cuối cùng phải thanh toán đủ số cổ phần đã đăng ký mua.

Thủ tục tăng giảm vốn điều lệ công ty cổ phần

Để thực hiện điều chỉnh tăng giảm vốn điều lệ công ty cổ phần, doanh nghiệp sẽ tiến hành thủ tục thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp. Thủ tục này bao gồm các bước như sau:

Bước 1: Soạn thảo hồ sơ thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp 

Hồ sơ thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp bao gồm các giấy tờ sau đây: 

• Văn bản thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp được ký bởi người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp.
• Văn bản trình bày nghị quyết, quyết định của Đại hội đồng cổ đông về việc thay đổi vốn điều lệ đối với công ty cổ phần.
• Văn bản chấp thuận của Cơ quan đăng ký đầu tư đối với việc góp vốn, mua cổ phần, mua phần vốn góp của tổ chức kinh tế có vốn đầu tư nước ngoài, nhà đầu tư nước ngoài, đối với trường hợp phải tiến hành thủ tục đăng ký góp vốn, mua cổ phần, mua phần vốn góp theo quy định pháp luật của Luật Đầu tư. 
• Báo cáo tài chính gần nhất của doanh nghiệp, áp dụng đối với trường hợp công ty giảm vốn điều lệ do mua lại phần vốn góp hoặc hoàn trả một phần vốn góp cho cổ đông. 

Bước 2: Nộp hồ sơ thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp tới cơ quan chức năng

Người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp hoặc người được ủy quyền nộp hồ sơ đăng ký thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp nêu trên đến Phòng Đăng ký kinh doanh nơi doanh nghiệp đặt trụ sở chính. 

Doanh nghiệp cũng có thể nộp hồ sơ theo hình thức trực tuyến tại Cổng thông tin quốc gia về Đăng ký doanh nghiệp qua đường dẫn https://dangkykinhdoanh.gov.vn.

Bước 3: Nhận kết quả xử lý hồ sơ thay đổi nội dung đăng ký kinh doanh 

Trong 3 ngày làm việc tính từ thời điểm cơ quan có thẩm quyền tiếp nhận đủ hồ sơ hợp lệ, hồ sơ về việc tăng giảm vốn điều lệ công ty cổ phần sẽ được xem xét. Nếu hồ sơ hợp lệ, Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới với nội dung về vốn được thay đổi sẽ được cấp cho doanh nghiệp.

Bước 4: Cập nhật thông tin doanh nghiệp trên Cổng thông tin doanh nghiệp quốc gia

Sau khi được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới, công ty cổ phần tiến hành điều chỉnh thông tin thay đổi, cụ thể là việc tăng giảm vốn điều lệ trên Cổng thông tin doanh nghiệp quốc gia. Thủ tục này phải được tiến hành trong vòng 30 ngày tính từ ngày nhận được Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới theo quy định.

Bước 5: Nộp tờ khai thuế môn bài bổ sung (nếu có)

Trường hợp việc tăng giảm vốn điều lệ của doanh nghiệp làm thay đổi mức lệ phí môn bài tương ứng. Doanh nghiệp có trách nhiệm nộp tờ khai lệ phí môn bài bổ sung cho cơ quan thuế quản lý. Thời hạn chậm nhất nộp tờ khai lệ phí môn bài bổ sung là ngày 30 tháng 01 năm sau, theo Điểm a Khoản 1 Điều 10 Nghị định số 126/2020 NĐ-CP.

Những câu hỏi thường gặp về việc tăng giảm vốn điều lệ công ty cổ phần

Có những trường hợp nào thực hiện tăng vốn điều lệ? 

Căn cứ vào quy định của pháp luật về việc thay đổi hay điều chỉnh vốn điều lệ thì có hai trường hợp doanh nghiệp tăng vốn điều lệ là doanh nghiệp thực hiện chào bán cổ phần hoặc oanh nghiệp thực hiện trả cổ tức cho cổ đông.

Những trường hợp nào doanh nghiệp giảm vốn điều lệ công ty?

Theo quy định của Luật Doanh nghiệp tại Khoản 5 Điều 112, những trường hợp giảm vốn điều lệ công ty cổ phần như sau:

• Doanh nghiệp thực hiện hoàn trả một phần vốn góp cho cổ đông 
• Doanh nghiệp tiến hành mua lại cổ phần đã bán ra
• Vốn điều lệ công ty cổ phần không được các cổ đông thanh toán đầy đủ và đúng hạn.

Hồ sơ thực hiện thủ tục tăng giảm vốn điều lệ công ty cổ phần cần những gì?

Hồ sơ thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp bao gồm các giấy tờ sau đây: 

• Văn bản thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp được ký bởi người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp.
• Văn bản trình bày nghị quyết, quyết định của Đại hội đồng cổ đông về việc thay đổi vốn điều lệ đối với công ty cổ phần.
• Văn bản chấp thuận của Cơ quan đăng ký đầu tư đối với việc góp vốn, mua cổ phần, mua phần vốn góp của tổ chức kinh tế có vốn đầu tư nước ngoài, nhà đầu tư nước ngoài, đối với trường hợp phải tiến hành thủ tục đăng ký góp vốn, mua cổ phần, mua phần vốn góp theo quy định pháp luật của Luật Đầu tư. 
• Báo cáo tài chính gần nhất của doanh nghiệp, áp dụng đối với trường hợp công ty giảm vốn điều lệ do mua lại phần vốn góp hoặc hoàn trả một phần vốn góp cho cổ đông. 

Thủ tục tăng giảm vốn điều lệ công ty cổ phần thực hiện như thế nào? 

Để thực hiện điều chỉnh tăng giảm vốn điều lệ công ty cổ phần, doanh nghiệp sẽ tiến hành thủ tục thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp. Thủ tục này bao gồm các bước như sau:

• Bước 1: Soạn thảo hồ sơ thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp 
• Bước 2: Nộp hồ sơ thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp tới cơ quan chức năng
• Bước 3: Nhận kết quả xử lý hồ sơ thay đổi nội dung đăng ký kinh doanh 
• Bước 4: Cập nhật thông tin doanh nghiệp trên Cổng thông tin doanh nghiệp quốc gia
• Bước 5: Nộp tờ khai thuế môn bài bổ sung (nếu có)