Thuế là gì? Trách nhiệm thuế là gì?

Các loại rủi ro về thuế mà các doanh nghiệp thường gặp phải

• Bị tính cao hơn: Thông thường nó liên quan đến việc doanh nghiệp không đáp ứng được các điều kiện và yêu cầu của thuế. Trường hợp này có thể do doanh nghiệp (thụ động) không đáp ứng đầy đủ các điều kiện hoặc buộc phải chấp nhận (chủ động) do thực tế kinh doanh.
• Bị phạt: Trường hợp này là do doanh nghiệp hiểu sai hoặc làm sai các quy định. Nó rất phổ biến và có thể xảy ra bất cứ lúc nào, tại bất cứ doanh nghiệp nào.
• Bị ấn định thuế: Đây là trường hợp thảm khốc nhất mà không một doanh nghiệp nào mong muốn.
• Mất sổ sách và chứng từ: Trường hợp này thường xảy ra ở các doanh nghiệp nhỏ hoặc mới thành lập, khi bộ máy kế toán chưa có hoặc chưa ổn định, khi lãnh đạo doanh nghiệp không quan tâm đến kế toán và thuế, khi doanh nghiệp chưa có quy trình hoặc các yêu cầu cần thiết.

Lý do dẫn đến việc gặp phải rủi ro

• Chuyển trụ sở: Vì nhiều nguyên nhân khác nhau mà doanh có thể phải chuyển trụ sở, nhất là với các doanh nghiệp nhỏ hoặc mới thành lập. Rất nhiều thứ phải di chuyển và sắp xếp lại. Rồi một ngày nào đó, doanh nghiệp mới phát hiện ra là không biết sổ sách, chứng từ của mình ở đâu.
• Không in bản cứng để lưu trữ: Máy tính là công cụ đắc lực cho con người. Nhưng rất nhiều trường hợp nó lại trở thành kẻ tội đồ. Máy tính hỏng, phần mềm hỏng, mất dữ liệu. Nguyên nhân thì có thể do khách quan, do vô tình và cũng có thể là cố ý. Khi mọi thứ vẫn ở trong máy tính, nếu mất là mất tất cả.
• Lưu trữ lộn xộn, không có hệ thống: Điều này dẫn đến việc thất lạc hoặc nó nằm ở một nơi nào đó mà không dễ tìm ra.
• Không bàn giao khi thay đổi nhân sự: Việc thay đổi nhân sự kế toán không phải là hiếm nếu không muốn nói là thường xuyên. Khi thay đổi nhân sự mà không bàn giao hoặc bàn giao không đầy đủ thì rất dễ mất, thiếu hoặc vẫn đủ mà không biết nó ở đâu.

• Cố ý: Rất nhiều trường hợp ở doanh nghiệp nhỏ. Vì một lý do nào đó mà người làm bất mãn, chán ghét công ty hoặc ông chủ, hoặc họ sợ trách nhiệm khi làm sai. Khi những người này nghỉ việc mà công ty không yêu cầu bàn giao đầy đủ thì rất dễ xảy ra việc mất dữ liệu, sổ sách chứng từ, hóa đơn…
• Thuê kế toán làm part-time: Rất nhiều doanh nghiệp nhỏ không đủ nguồn lực để tổ chức bộ máy kế toán và sử dụng dịch vụ của một công ty chuyên nghiệp. Khi đó doanh nghiệp tìm đến những người làm part-time. Doanh nghiệp chuyển hết hóa đơn chứng từ cho người làm kế toán nhưng suốt một thời gian dài không nhận lại sổ sách, chứng từ, hoặc nhận lại không đầy đủ.
• Và còn rất nhiều nguyên nhân khác nữa…

Biện pháp phòng tránh

Sao lưu dữ liệu

• Cho dù công ty có sử dụng phần mềm kế toán online, offline hay chỉ đơn giản là làm kế toán trên excel thì cũng thường xuyên sao lưu dữ liệu và lưu trữ chúng ở nơi an toàn. Nếu có gặp trục trặc gì thì việc phục hồi cũng nhanh chóng và không hề tốn kém.

In bản cứng

• Về chứng từ và các bảng kê: doanh nghiệp nên in ngay khi khởi tạo.
• Về sổ sách: tùy theo tình hình thực tế mà doanh nghiệp có thể chọn in hàng tháng hoặc tối thiểu hàng quý. Nếu không in đầy đủ thì ít nhất cũng phải in Nhật ký chung và bảng cân đối số phát sinh.

Lưu trữ an toàn và có hệ thống

• Hãy đảm bảo việc lưu trữ báo cáo, sổ sách và chứng từ kế toán được thực hiện một cách khoa học và an toàn. Nếu ở công ty có không gian thì hãy dành không gian an toàn cho việc lưu trữ.
• Hãy đóng bộ, đóng quyển rồi lưu vào tủ, thùng sắt. Sau đó giao cho người chịu trách nhiệm bảo quản và khóa lại là tốt nhất. Tránh những nơi có nguy cơ bị ngập, bị ướt hoặc lẫn lộn với những thứ khác.
• Nếu doanh nghiệp sử dụng dịch vụ kế toán bên ngoài hay thuê kế toán làm part-time thì khi chuyển giao tài liệu hãy lập bảng kê chi tiết các chứng từ đã bàn giao. Khi nhận lại phải đảm bảo không mất mát. Luôn luôn yêu cầu bàn giao đầy đủ sổ sách, chứng từ khi xong việc.