Khi thay đổi tên doanh nghiệp cần lưu ý điều gì?

Tên doanh nghiệp liên hệ chặt chẽ với thương hiệu của doanh nghiệp. Dựa vào thực tế kinh doanh và nhu cầu thị trường mà không ít các doanh nghiệp muốn thay đổi tên khác phù hợp. Ngoài việc lựa chọn được tên công ty ưng ý thì doanh nghiệp cần hiểu những vấn đề thay đổi đi kèm như thay đổi con dấu doanh nghiệp, thay đổi thông tin hóa đơn, thông báo đến cơ quan quản lý thuế, thông báo đến ngân hàng, thông báo đến đối tác, Các giấy phép đủ điều kiện kinh doanh: Giấy phép lữ hành, Giấy phép kinh doanh, Giấy phép vận tải, Văn bằng nhãn hiệu, … để việc thay đổi tên doanh nghiệp để không gặp trở ngại trong hoạt động kinh doanh tiếp theo.

 

 

Điểm khác biệt kể từ ngày 01/07/2015 là khi doanh nghiệp có nhu cầu khắc dấu pháp nhân mới với tên công ty mới thì doanh nghiệp có quyền lựa chọn số lượng, hình thức con dấu và thậm chí được quyền giữ lại con dấu cũ với tên công ty cũ. Đây thực sự là bước đột phá trong quy định của Luật Doanh nghiệp 2014. Tuy nhiên, doanh nghiệp cũng cần lưu ý doanh nghiệp chỉ có quyền quyết định số lượng, hình thức con dấu nhưng không có nghĩa là doanh nghiệp không cần có con dấu pháp nhân trong quá trình hoạt động như nhiều doanh nghiệp hoặc doanh nhân hiểu sai tinh thần của Luật Doanh nghiệp 2014. Mặt khác, các con dấu của doanh nghiệp cần phải được khắc với nội dung và hình thức đồng nhất.

 

Hiện nay, doanh nghiệp thực hiện khắc dấu và có trách nhiệm công bố mẫu dấu của doanh nghiệp sau đó được Sở Kế hoạch và Đầu tư cấp Giấy xác nhận đã công bố mẫu dấu của doanh nghiệp. Khi doanh nghiệp công bố mẫu dấu lên cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp cần lưu lại Giấy công bố mẫu dấu (thay thế cho Giấy chứng nhận mẫu dấu trước đây) để khi doanh nghiệp thực hiện các thủ tục tại ngân hàng, các đơn vị khác cần xuất trình.

 

Năm 2020, cơ quan công an hiện không còn quản lý con dấu và cũng không thực hiện cấp Giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu cho doanh nghiệp (Trừ các doanh nghiệp đặc thù không do Sở Kế hoạch đầu tư cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp vẫn tiếp tục thủ tục khắc con dấu và cấp Giấy chứng nhận mẫu dấu tại cơ quan Công an).

Khi thay đổi địa chỉ trụ sở chính cần lưu ý gì?

Việc thay đổi địa chỉ trụ sở chính để công việc kinh doanh được thuận tiện hơn hay do nhu cầu phát triển thị trường mới mà doanh nghiệp mong muốn. Doanh nghiệp cần biết hiểu địa chỉ trụ sở chính dự định chuyển đến có phù hơp với quy định pháp luật không?

 

Trụ sở chính của doanh nghiệp là địa điểm liên lạc của doanh nghiệp trên lãnh thổ Việt Nam, có địa chỉ được xác định cụ thể. Cơ quan nhà nước có thẩm quyền sẽ liên hệ với doanh nghiệp bằng giấy tờ, công văn qua địa chỉ trụ sở chính. Vì vậy, doanh nghiệp cần đảm bảo địa chỉ đăng ký rõ ràng tránh gây ảnh hưởng tới việc liên lạc với cơ quan nhà nước. Trong trường hợp không thể liên lạc được với doanh nghiệp bằng trụ sở chính, doanh nghiệp có thể bị khóa mã số thuế. Ngoài ra, địa chỉ trụ sở chính của doanh nghiệp không được đặt tại chung cư có chức năng để ở. Các cơ quan nhà nước có thẩm quyền sẽ không chấp nhận và không cấp Giấy phép đăng ký kinh doanh đối với doanh nghiệp đặt tại căn hộ nhà chung cư không có chức năng thương mại bởi vì những căn hộ này không có chức năng kinh doanh.

 

 

Nếu doanh nghiệp muốn chuyển trụ sở chính khác quận phải thực hiện thủ tục xác nhận nghĩa vụ thuế tại chi Cục thuế hiện tại. Sau khi có kết quả xác nhận nghĩa vụ thuế của chi Cục thuế cũ, doanh nghiệp bắt đầu thực hiện thủ tục tại cơ quan đăng ký kinh doanh.

 

Sau khi thay đổi địa chỉ doanh nghiệp thông báo về sự thay đổi với các cơ quan, đối tác liên quan để ghi nhận địa chỉ mới nhằm thống nhất sử dụng địa chỉ trong chứng từ giao dịch, đặc biệt là hóa đơn chứng từ thuế, sao kê ngân hàng, Các giấy phép đủ điều kiện kinh doanh,…

Khi thay đổi, bổ sung ngành nghề kinh doanh cần lưu ý gì?

Thay đổi ngành nghề kinh doanh là việc mở rộng hoặc thu hẹp lĩnh vực kinh doanh của doanh nghiệp. Khi doanh nghiệp muốn thay đổi nghề kinh doanh đã đăng ký bắt buộc phải thực hiện thủ tục thay đổi trong hồ sơ đăng ký kinh doanh với Phòng đăng ký kinh doanh của Sở Kế hoạch và Đầu tư để được cấp Giấy xác nhận thay đổi thể hiện danh mục ngành nghề mới. Bởi vậy, doanh nghiệp cần biết được ngành nghề kinh doanh nào không bị cấm, ngành nghề nào là ngành kinh doanh có điều kiện hoặc ngành nghề nào là ngành kinh doanh không có điều kiện để tiến hành thủ tục đăng ký thay đổi theo đúng pháp luật và nhu cầu thực tế của doanh nghiệp.

 

Lưu ý: Kể từ ngày 20/08/2018 khi đăng ký ngành nghề kinh doanh, doanh nghiệp sẽ lấy theo hệ thống ngành nghề kinh tế Việt Nam trong Quyết định số 27/2018/QĐ-TTg ngày 06 tháng 7 năm 2018 của Thủ tướng Chính phủ, thay vì quyết định 337/QĐ-BKH như trước đây. Ngoài ra, đối với các doanh nghiệp khi có sự thay đổi về ngành nghề kinh doanh nếu danh mục ngành nghề đăng ký trên Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh cũ chưa được mã hoá ngành nghề mã cấp 4 thì khi thay đổi phải đồng thời mã hoá lại các ngành nghề đã được cấp.

Khi thay đổi, tăng giảm vốn điều lệ doanh nghiệp cần lưu ý gì?

Theo Luật Doanh nghiệp 2014 các doanh nghiệp được giảm vốn khi đáp ứng điều kiện và chỉ được giảm theo tỷ lệ phần trăm đang sở hữu. Ngoài ra, các doanh nghiệp được phép tăng vốn theo nhu cầu và phải thông báo thay đổi Đăng ký doanh nghiệp trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày góp vốn.

 

Khi tăng hay giảm vốn điều lệ doanh nghiệp cần dựa vào cả yếu tố ngành nghề kinh doanh hiện tại của doanh nghiệp. Bởi điều này liên quan đến mức vốn pháp định đối với ngành nghề kinh doanh có điều kiện yêu cầu mức vốn tối thiểu. Ngoài ra, khi tăng vốn điều lệ doanh nghiệp lưu ý thủ tục góp vốn bằng chuyển khoản nếu thành viên, cổ đông công ty là pháp nhân, đối với cá nhân nếu có thể thực hiện góp vốn qua tài khoản càng tốt nhưng không bắt buộc.

 

 

Đặc biệt lưu ý tính chịu trách nhiệm của chủ sở hữu vốn góp, mức thuế môn bài. Trong trường hợp việc tăng mức vốn điều lệ làm tăng nghĩa vụ thuế môn bài của doanh nghiệp thì năm kế tiếp doanh nghiệp phải nộp tờ khai thuế môn bài và nộp thuế môn bài theo mức vốn mới.

 

Mức thuế môn bài áp dụng cho các loại hình doanh nghiệp cả Việt Nam và có vốn nước ngoài như sau: Mức thuế môn bài thấp nhất là 2.000.000 đồng/năm áp dụng nếu doanh nghiệp đăng ký mức vốn điều lệ từ dưới 10 tỷ đồng. Doanh nghiệp có mức vốn điều lệ từ 10 tỷ đồng trở lên nộp thuế môn bài là 3.000.0000 đồng/năm.

Khi thay đổi cơ cấu vốn góp, cơ cấu thành viên doanh nghiệp cần lưu ý điều gì?

Khi doanh nghiệp muốn mở rộng, thu hẹp quy mô hoạt động hoặc khi thành viên mong muốn góp thêm hoặc giảm vốn thì cần thay đổi cơ cấu vốn góp. Cần lưu ý vấn đề sở hữu vốn tối thiểu để trở thành người đại diện pháp luật hoặc trường hợp tăng thêm thành viên góp vốn thì phải chuyển đổi loại hình doanh nghiệp.

 

Lưu ý: Khi chuyển nhượng cổ đông và đồng thời tăng vốn điều lệ của công ty cổ phần, doanh nghiệp phải thực hiện thành 02 bước: Chuyển nhượng cổ đông, sau đó tăng vốn hoặc ngược lại.

Khi doanh nghiệp chuyển nhượng sẽ phát sinh liên quan đến việc kê khai thuế thu nhập cá nhân khi chuyển nhượng vốn và nghĩa vụ nộp thuế nếu phát sinh số tiền thuế phải nộp.

Khi thay đổi chuyển nhượng cổ phần của công ty cổ phần, doanh nghiệp cần lưu ý điều gì?

Theo quy định Luật Doanh nghiệp hiện nay đối với công ty cổ phần khi thực hiện chuyển nhượng cổ đông thì không cần thực hiện thủ tục thay đổi đăng ký doanh nghiệp tại cơ quan đăng ký kinh doanh. Doanh nghiệp tự thực hiện ghi nhận sự chuyển nhượng giữa các cổ đông. Tuy nhiên, doanh nghiệp phải thực hiện kê khai thuế thu nhập cá nhân chuyển nhượng cổ phần tại chi Cục thuế.

Thuế thu nhập khi chuyển nhượng cổ phần được xác định như chuyển nhượng chứng khoán do đó khi cổ đông chuyển nhượng cổ phần sẽ bị tính thuế thu nhập chuyển nhượng là 0,1% (kể cả khi chuyển nhượng ngang giá).

Thay đổi người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp cần lưu ý điều gì?

Người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp là cá nhân đại diện cho doanh nghiệp thực hiện các quyền và nghĩa vụ của doanh nghiệp. Theo quy định của Luật doanh nghiệp 2014 thì hiện nay, công ty cổ phần và công ty trách nhiệm hữu hạn có thể có một hoặc nhiều người đại diện. Luật doanh nghiệp 2014 đã bỏ quy định Giám đốc, Tổng giám đốc của công ty không được đồng thời là Giám đốc hoặc Tổng giám đốc của doanh nghiệp khác để phù hợp với nhu cầu thuê giám đốc, tổng giám đốc của các doanh nghiệp hiện nay. Trong quá trình hoạt động kinh doanh, có thể vì những lý do chủ quan hoặc khách quan, doanh nghiệp cần tiến hành thay đổi người đại diện theo pháp luật

 

Lưu ý: Trường hợp người đại diện theo pháp luật cũ đang bị treo mã số thuế thì doanh nghiệp không được thay đổi người đại diện theo pháp luật.

Người đang quản lý doanh nghiệp hiện đang bị treo mã số thuế thì cũng không thể đăng ký làm người đại diện pháp luật mới của doanh nghiệp.

Cá nhân từng là người đại diện pháp luật của doanh nghiệp bị tuyên bố phá sản trong thời hạn từ một đến ba năm, kể từ ngày doanh nghiệp bị tuyên bố phá sản thì cũng không được làm người đại diện pháp luật mới cho công ty.

Người đại diện là người đi thuê công ty cần lưu giữ Hợp đồng lao động và quyết định bổ nhiệm với người đại diện mới.

Trường hợp việc thay đổi người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp làm thay đổi nội dung điều lệ thì trong biên bản họp phải ghi rõ nội dung được thay đổi trong điều lệ doanh nghiệp.

Khi thay đổi người đại diện theo pháp luật cần lưu ý việc thay đổi chữ ký số, đăng ký thông tin chủ tài khoản ngân hàng, thông báo việc thay đổi cho đối tác và cơ quan bảo hiểm.

Đối với doanh nghiệp có giấy phép con liên quan đến thông tin người đại diện thì phỉ làm thủ tục thay đổi cho phù hợp với thồn tin người đại diện mới.

Khi thay đổi người đại diện có gắn liền với việc chuyển nhượng vốn cho người đại diện mới cần lưu ý thủ tục kê khai thế thu nhập cá nhân của người chuyển nhượng.

 

 

Bổ sung, thay đổi, thành lập văn phòng đại diện, chi nhánh, địa điểm kinh doanh của doanh nghiệp cần lưu ý gì?

Doanh nghiệp có quyền lập chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh ở trong nước và nước ngoài. Doanh nghiệp có thể đặt một hoặc nhiều chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh tại một địa phương theo địa giới hành chính. Trong đó, chỉ chi nhánh và địa điểm kinh doanh mới có chức năng kinh doanh. Khi có sự thay đổi hay bổ sung hoạt động của chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh, doanh nghiệp có trách nhiệm đăng ký thay đổi nội dung Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh. Trong trường hợp việc thay đổi địa chỉ kinh doanh làm thay đổi cơ quan thuế quản lý, doanh nghiệp cần tiến hành thủ tục chốt thuế tại cơ quan thuế chuyển đi và thông báo với cơ quan thuế chuyển đến. Ngoài ra, doanh nghiệp cần chú ý về hóa đơn đã in, con dấu và các vấn đề khác liên quan đến địa chỉ kinh doanh khi thực hiện thay đổi.

 

Lưu ý: Theo Thông tư 108/2018/NĐ-CP thì doanh nghiệp không bắt buộc phải đóng dấu trong thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp, nghị quyết, quyết định, biên bản họp trong hồ sơ đăng ký doanh nghiệp.

 

Hầu hết các mối quan hệ trong xã hội hiện nay, đặc biệt quan hệ kinh doanh thương mại đều được xác lập bằng hợp đồng. Các hợp đồng kinh doanh, dù được soạn thảo bằng văn bản hay bằng miệng, đều đóng vai trò là “hòn đá tảng” cho các hoạt động đầu tư, kinh doanh của công ty. Các bên xác lập hợp đồng dựa trên sự tự nguyện thỏa thuận, thương lượng trong khuân khổ của pháp luật. Theo đó, hợp đồng sẽ là một khung quy tắc chung để các bên cùng thực hiện, đảm bảo quyền và lợi ích của mình.

 

• Đối tác không có năng lực hành vi dân sự thực hiện hợp đồng;
• Đối tác không có tư cách pháp nhân;
• Người đại diện của đối tác không có thẩm quyền đại diện ký kết hợp đồng;
• Người ký hợp đồng vượt quá phạm vi được ủy quyền;
• Chủ thể không có tư cách, đủ điều kiện thực hiện đối tượng của hợp đồng

• Hai bên xác lập hợp đồng không lập thành văn bản đối với những hợp đồng bắt buộc phải được lập thành văn bản theo quy định của pháp luật;
• Hợp đồng không được công chứng, chứng thực tại văn phòng công chứng có thẩm quyền thực hiện hoạt động công chứng, chứng thực.

3. Rủi ro về mặt nội dung thỏa thuận trong hợp đồng

Rủi ro về đối tượng của hợp đồng: Đối tượng của hợp đồng thương mại là hàng hóa, dịch vụ. Một số rủi ro có thể gặp phải trong quá trình thực hiện hợp đồng:

• Hàng hóa, dịch vụ là đối tượng của hợp đồng không đủ điều kiện để thực hiện (bị hạn chế) hoặc bị pháp luật cấm;
• Hàng hóa, dịch vụ các bên thỏa thuận trong hợp đồng không rõ về chủng loại, quy cách, chất lượng, số lượng, đơn vị đo lường (đối với hợp đồng) và không rõ về nội dung, phạm vi công việc, kết quả công việc (đối với  dịch vụ);​
• Thời hạn thanh toán, phương thức thanh toán;
• Không quy định rõ thời hạn thực hiện hợp đồng/thời hạn kết thúc hợp đồng;
• Không quy định rõ khi nào được coi là đã hoàn thành quyền và nghĩa vụ của hợp đồng để kết thúc hợp đồng;
• Bảo mật thông tin trong quá trình thực hiện hợp đồng

4. Vi phạm nguyên tắc tự nguyện khi giao kết hợp đồng

5. Đối tác không có khả năng thanh toán

6. Một trong hai bên gặp tình huống bất khả kháng, trở ngại khách quan