Các chủ doanh nghiệp mới, những người không biết nhiều về dịch vụ tài chính thường mắc phải một sai lầm giống nhau: nghĩ rằng dịch vụ kế toán và sổ sách là giống nhau. Trước khi bạn thuê một chuyên gia tài chính để hỗ trợ các nhu cầu kinh doanh của mình, điều quan trọng là phải hiểu những khác biệt rõ ràng để bạn biết nên thuê một kế toán hay người ghi sổ.

Quản lý Hoạt động Tài chính Doanh nghiệp của Bạn

Trong những giai đoạn đầu tiên của quá trình Thành lập doanh nghiệp , chủ doanh nghiệp thường phải xử lý các chi tiết tài chính như lập hóa đơn, thanh toán, bảng lương và các hoạt động tài chính khác. Thông thường, động lực là giảm chi phí để có thêm tiền để tái đầu tư vào các lĩnh vực mà doanh nghiệp cần hỗ trợ thêm.

Vấn đề là hầu hết các chủ doanh nghiệp không biết các chiến lược cụ thể để quản lý tài chính doanh nghiệp. Ngay cả khi bạn đang cố gắng hết sức để theo dõi tài chính và lập hóa đơn, bạn có thể mắc sai lầm gây ra các vấn đề lâu dài với báo cáo của mình. Có vẻ như những sai lầm nhỏ như bỏ qua một khoản chi phí hoặc nhập sai số tiền trên hóa đơn, có thể gây ra hiệu ứng domino. Ví dụ: nếu bạn chạy một báo cáo tài chính và các con số không chính xác, thì điều đó có thể dẫn đến các vấn đề về dòng tiền vì bạn đang đưa ra các quyết định kinh doanh dựa trên thông tin sai lệch.

Đầu tư vào Kế toán hoặc Người ghi sổ

Bạn đang gánh vác rất nhiều trách nhiệm khi giám sát các hoạt động đang diễn ra trong công ty của mình. Không có lý do gì khiến bạn bị cuốn vào công việc bận rộn hàng ngày, chẳng hạn như nhập dữ liệu và tạo báo cáo. Thay vào đó, thuê dịch vụ kế toán hoặc nhân viên kế toán là một khoản đầu tư tuyệt vời có thể giúp công ty của bạn phát triển.

Bạn càng chống lại việc giao phó công việc bận rộn cho người khác, Ban sẽ càng là nút thắt cổ chai làm chậm sự phát triển kinh doanh của bạn. Giao phó một số trách nhiệm, chẳng hạn như kế toán và ghi sổ, giúp bạn có nhiều thời gian hơn trong tuần. Sử dụng thêm thời gian này để tập trung vào các hoạt động giúp công ty của bạn phát triển trong tương lai.

Trên thực tế, thuê ngoài có thể là một trong những khoản đầu tư tốt nhất mà bạn có thể thực hiện cho doanh nghiệp của mình. Nếu bạn muốn tối đa hóa thời gian của mình, thì điều cần thiết là bạn phải có sẵn các hệ thống chất lượng - và một nhóm hỗ trợ tốt để theo kịp với công việc đang diễn ra để quản lý và duy trì các hệ thống đó. Kế toán và sổ sách kế toán là nền tảng đảm bảo bạn có tiền mặt để duy trì hoạt động của mọi thứ khác trong công ty.

Tổng quan để giúp bạn hiểu sự khác biệt giữa kế toán hoặc người ghi sổ

Vai trò của người ghi sổ : Thuê người kế toán có nghĩa là bạn đang đưa một thành viên trong nhóm chịu trách nhiệm quản lý dữ liệu trong sổ sách của bạn. Người kế toán không chỉ cập nhật các giao dịch đang diễn ra, mà những công việc này được hoàn thành thường xuyên để giữ cho hồ sơ được cập nhật. Dịch vụ kế toán tập trung vào các giao dịch, bao gồm tất cả các chi phí và thu nhập. Ngoài ra, nhân viên kế toán giúp thực hiện các nhiệm vụ tài chính liên tục, chẳng hạn như tính lương, lập hóa đơn và hơn thế nữa. Nền tảng của dịch vụ kế toán dựa trên việc đảm bảo rằng hệ thống kế toán được cung cấp dữ liệu chính xác tại mọi thời điểm. Các dịch vụ này hỗ trợ hệ thống tài chính tổng thể để có thể lấy báo cáo và thanh toán hóa đơn vào đúng thời điểm.

Vai trò Kế toán: Đôi khi, kế toán doanh nghiệp nhỏ xử lý một số nhiệm vụ ghi sổ kế toán được liệt kê ở trên. Hoặc, một kế toán viên thường giám sát người ghi sổ để đảm bảo dữ liệu giao dịch là chính xác. Các trách nhiệm kế toán khác có thể bao gồm việc ghi sổ cái chung, lập hóa đơn, đối chiếu bảng lương và xem xét hoạt động phải trả của các tài khoản. Trong khi một người kế toán tập trung chủ yếu vào các giao dịch di chuyển qua các tài khoản, thì một kế toán viên làm việc nhiều hơn ở khía cạnh quản lý dòng tiền, khai thuế và các chi tiết khác cần thiết để quản lý tình hình tài chính của một doanh nghiệp.Nếu bạn cần tất cả các dịch vụ được liệt kê ở trên, thì tốt hơn bạn nên thuê một nhóm cung cấp dịch vụ quản lý tài chính - bao gồm cả kế toán và ghi sổ trong cùng một dịch vụ.

Yêu cầu về trình độ học vấn đối với dịch vụ kế toán

Điều quan trọng cần lưu ý là có sự khác biệt trong việc đào tạo cho một kế toán viên hoặc người giữ sổ sách. Bất kỳ ai cũng có thể trở thành nhân viên kế toán với đào tạo tại chỗ và không cần bằng đại học chính quy. Mặt khác, kế toán viên được yêu cầu tối thiểu phải có bằng đại học bốn năm. Những yêu cầu về trình độ học vấn này có nghĩa là một kế toán viên phải có trình độ cao hơn về cả kinh nghiệm và chuyên môn so với các dịch vụ mà bạn nhận được từ một nhân viên kế toán.

Bạn có thể kiếm thêm một chứng chỉ sau khi hoàn thành chương trình học bốn năm. Nếu bạn thuê một Kế toán viên Công chứng (CPA), thì điều đó có nghĩa là người đó đã đáp ứng các yêu cầu về giáo dục và kiểm tra bổ sung để đạt được chứng chỉ này.

Tách biệt các nhiệm vụ và thuê đúng nhóm.Mặc dù tất cả các nhiệm vụ được liệt kê ở trên đều thuộc danh mục "quản lý tài chính", nhưng điều cần thiết là bạn phải phân biệt rõ ràng các nhiệm vụ và hiểu rõ trách nhiệm nằm ở đâu. Xây dựng nhóm phù hợp cho phép bạn tiếp cận các kỹ năng cần thiết. Ngoài ra, việc tách biệt các nhiệm vụ này sẽ giảm thiểu rủi ro gian lận trong công ty của bạn.

Ví dụ, nếu bạn có một nhân viên kế toán thanh toán các hóa đơn, thì họ không nên là cùng một người đối chiếu các tài khoản hàng tháng. Khi có ít nhất hai người tham gia, điều này làm giảm khả năng ai đó có thể ăn cắp tiền hoặc điều chỉnh tài khoản để thu lợi tài chính. Luôn luôn có sẵn các kiểm tra và số dư chắc chắn khi bạn có kế toán hoặc người giữ sổ sách giúp theo dõi tài chính và trách nhiệm.

Dưới đây là một ví dụ nhanh về cách bạn có thể tách các nhiệm vụ xây dựng kiểm tra và số dư vào hệ thống tài chính của mình:

• Người ghi sổ có trách nhiệm nhập số liệu.
• Kế toán có trách nhiệm đối chiếu công việc đã hoàn thành của người ghi sổ.
• Chủ doanh nghiệp, Giám đốc tài chính hoặc Kiểm soát viên chịu trách nhiệm giám sát công việc của cả kế toán hoặc người ghi sổ.
• Thay đổi nhu cầu kinh doanh khi công ty của bạn phát triển

Trong giai đoạn đầu của việc thành lập một doanh nghiệp, nhu cầu kế toán và ghi sổ của bạn là cơ bản. Việc thuê một kế toán hoặc người ghi sổ vẫn có giá trị vào thời điểm này để bạn có thể xây dựng một nền tảng tài chính vững chắc để hỗ trợ cho sự phát triển tiềm năng trong tương lai. Có sẵn các hệ thống tốt sẽ làm tăng khả năng bạn có thể giảm thiểu những khó khăn ngày càng tăng khi bạn sẵn sàng mở rộng.

Thuê ngoài so với Thuê nội bộ

Khi bạn có thể thấy rằng bạn yêu cầu làm kế toán dịch vụ hoặc người giữ sổ sách, bạn có thể cân nhắc lựa chọn thuê một nhân viên khác để những nhiệm vụ này được xử lý trong nhà. Trước khi bạn nhận một nhân viên, hãy xem xét các yêu cầu về tiền lương và chi phí chung sẽ phát sinh. Hầu hết thời gian, các doanh nghiệp nhỏ không có ngân sách cho một nhân viên tài chính toàn thời gian.

Nhưng chỉ vì bạn đang trong giai đoạn đầu của sự phát triển, không có nghĩa là bạn không được tiếp cận với các dịch vụ kế toán hoặc sổ sách kế toán chuyên nghiệp. Thuê ngoài có thể là một cách tuyệt vời để quản lý chi phí hàng tháng của bạn trong khi vẫn khai thác được nguồn hỗ trợ tài chính cần thiết cho doanh nghiệp của bạn.

Kế toán thuê ngoài chỉ là một phần nhỏ so với mức giá bạn phải trả cho một nhân viên toàn thời gian. Bạn có thể được hưởng lợi từ những dịch vụ chuyên nghiệp này mà không phải gánh nặng về tài chính khi trả lương toàn thời gian. Kế toán dễ dàng hơn về Kế toán Doanh nghiệp Nhỏ

Đội ngũ của công ty Quang Minh cung cấp các dịch vụ kế toán thuê ngoài mà bạn cần. Nếu bạn là chủ doanh nghiệp nhỏ và bạn đang cân nhắc các lựa chọn thuê một kế toán hoặc người ghi sổ, thì chúng tôi mời bạn liên hệ và tìm hiểu thêm về toàn bộ các dịch vụ mà chúng tôi cung cấp.

Bằng cách chuyên về kế toán doanh nghiệp nhỏ, chúng tôi tự tin rằng các dịch vụ của chúng tôi rất phù hợp cho các công ty mới thành lập và doanh nhân. Liên hệ với chúng tôi để tìm hiểu thêm về các dịch vụ hiện có để xem liệu nhóm của chúng tôi có phải là giải pháp phù hợp để đáp ứng nhu cầu kinh doanh của bạn hay không. Công ty Quang Minh cung cấp một cách tiếp cận chủ động để quản lý tài chính doanh nghiệp nhỏ, bao gồm các dịch vụ kế toán và sổ sách kế toán được thiết kế riêng theo yêu cầu của bạn. Tìm hiểu thêm bằng cách gọi cho chúng tôi để nói chuyện với một chuyên gia tài chính về các lựa chọn của bạn:0932.068.886