Kinh doanh xăng dầu là một ngành nghề kinh doanh có điều kiện nên việc thành lập công ty gặp phải rất nhiều vấn đề và các thủ tục hồ sơ đăng kí phức tạp. Doanh nghiệp phải có giấy phép đáp ứng đủ điều kiện kinh doanh trong lĩnh vực này thì mới có thể được phép kinh doanh.
Kinh doanh xăng dầu bao gồm các hoạt động như:

• Sản xuất, pha chế xăng dầu
• Phân phối xăng dầu tại thị trường trong nước
• Cho thuê kho, cảng tiếp nhận vận chuyển xăng dầu
• Xuất, nhập khẩu, tái xuất, gia công xăng dầu

• Lựa chọn loại hình doanh nghiệp: Có 4 loại hình doanh nghiệp tương đối phổ biến tại Việt Nam: Công ty TNHH (Công ty TNHH 1 thành viên, Công ty TNHH 2 thành viên trở lên), công ty cổ phần, công ty tư nhân, công ty hợp doanh.
• Chuẩn bị CMND, bản sao công chứng: bản sao công chứng CMND chưa quá 3 tháng, thời  hạn chứng minh không quá 15 năm.
• Lựa chọn đặt tên công ty, địa chỉ trụ sở: Người thành lập công ty hoặc doanh nghiệp không được đặt tên doanh nghiệp trùng hoặc gây nhầm lẫn với tên của công ty khác đã đăng ký trong cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp, trừ những đơn vị đã giải thể hoặc tòa án tuyên bố phá sản (đối chiếu theo quy định tại khoản 2 Điều 42 Luật Doanh Nghiệp )
• Địa chỉ của trụ sở phải trên lãnh thổ của Việt Nam, có thông tin được xác định gồm số nhà, ngõ, ngách, hẻm (nếu có), phố, quận, thành phố,….
• Lựa chọn vốn điều lệ
• Lựa chọn người đại diện công ty
• Lựa chọn ngành nghề kinh doanh

• Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp
• Dự thảo điều lệ công ty
• Danh sách thành viên/ cổ đông sáng lập và cổ đông là nhà đầu tư nước ngoài (Công ty TNHH 2 thành viên trở lên, Công ty cổ phần)
• Giấy tờ chứng thực của thành viên, người đại diện theo pháp luật;
• Giấy tờ chứng thực cá nhân còn hiệu lực của người đại diện theo ủy quyền và người đại diện theo pháp luật
• Văn bản xác nhận vốn pháp định
• Bản sao hợp lệ chứng chỉ hành nghề và CMND của người có chứng chỉ hành nghề đối với doanh nghiệp kinh doanh các ngành, nghề yêu cầu phải có chứng chỉ hành nghề

• Cầm bản sao giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp đến cơ sở có chức năng khắc dấu để thực hiện việc làm con dấu pháp nhân cho công ty
• Dấu pháp nhân sẽ chuyển cho cơ quan công an tỉnh, thành phố để tiến hành kiểm tra đăng ký và trả con dấu cho doanh nghiệp
• Khi đến nhận con dấu, đại diện doanh nghiệp mang theo giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp (bản gốc) và xuất trình CMND

Các thủ tục sau khi thành lập công ty:

• Tiến hành khai thuế ban đầu
• Tiến hành đăng ký kê khai thuế qua mạng điện tử
• Nộp tờ khai và nộp thuế môn bài: Thuế môn bài là một sắc thuế trực thu và thường là định ngạch đánh vào giấy phép kinh doanh (môn bài) của các doanh nghiệp và hộ kinh doanh. Thuế môn bài được thu hàng năm, và mức thu phân theo bậc.
• Nộp thông báo áp dụng phương pháp tính thuế Giá Trị Gia Tăng
• Làm thủ tục mua, đặt in hóa đơn
• Dán hoặc treo mẫu hóa đơn liên 2 tại trụ sở công ty
• Chuẩn bị đầy đủ các điều kiện kinh doanh xăng dầu:

• Đối với kinh doanh bán lẻ xăng dầu trên đất liền: thiết kế phải theo quy định của Tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 4530:1998
• Đối với kinh doanh bán lẻ xăng dầu cho các phương tiện trên sông, biển:

Với cửa hàng xây dựng cố định trên đất liền và bán bán xăng dầu cho tàu, thuyền trên sông, trên biển: thiết kế cửa hàng phải thực hiện theo quy định trên đây, thiết kế xây dựng cầu tàu cố định cho tàu thuyền cập vào để đảm bảo an toàn.

Trường hợp sử dụng phương tiện vận tải đường bộ để bán xăng dầu cho tàu thuyền trên sông, trên biển thì phải có bãi đỗ xe được thiết kế đảm bảo yêu cầu tiêu chuẩn về mặt bằng

• Khi xin giấy phép kinh doanh xăng dầu thì địa điểm kinh doanh phải đảm bảo:
• Phải được cơ quan chức năng có thẩm quyền cấp Giấy xây dựng
• Cửa hàng, kho nổi di động không làm ảnh hưởng đến luồng tuyến giao thông.
• Phải cách xa khu dân cư, khu vực tập trung tàu thuyền ít nhất 100 mét.
• Xây dựng kho xăng dầu trên đất liền phải phù hợp với quy hoạch của địa phương, được phê duyệt.

• Phải có đủ phương tiện đo lường theo quy định, phải được cơ quan quản lý Nhà nước về hoặc đơn vị được ủy quyền kiểm định, kẹp chì và cho phép sử dụng.

• Đối với các phương tiện vận tải xăng dầu chuyên dùng phải được cơ quan quản lý Nhà nước kiểm định cho phép sử dụng.

• Cán bộ, nhân viên tại cơ sở kinh doanh phải có kiến thức về xăng dầu, về vấn đề bảo vệ môi trường; được huấn luyện về an toàn phòng chống cháy nổ, phòng độc hại và sử dụng thành thạo các phương tiện thiết bị phòng cháy chữa cháy được trang bị.
• Người phụ trách kho phải có trình độ trung cấp quản lý kinh tế trở lên, có kiến thức về xăng dầu, được học tập, huấn luyện về phòng cháy chữa cháy, về môi trường và an toàn lao động.
• Công nhân vận hành thiết bị phải qua trường lớp của Nhà nước đào tạo về kỹ thuật xăng dầu; có chuyên môn về phòng cháy chữa cháy.
• Nhân viên tại kho xăng dầu phải có kiến thức về xăng dầu, được huấn luyện về phòng cháy chữa cháy, phòng độc.
• Nhân viên điều khiển phương tiện vận tải xăng dầu phải có am hiểu về an toàn phòng chống cháy nổ; tuân thủ các quy định trong việc giao nhận, bơm và vận chuyển xăng dầu.

• Cán bộ, nhân viên làm việc tại cơ sở kinh doanh xăng dầu phải đảm bảo có đủ sức khỏe để đảm nhiệm công việc, có giấy khám sức khỏe và xác nhận đủ sức khỏe để làm việc.

• Các cửa hàng bán lẻ xăng dầu phải chấp hành các quy định về bảo đảm vệ sinh môi trường
• Phải có trang thiết bị thích hợp ứng cứu sự cố dầu tràn.
• Phải có báo cáo đánh giá tác động môi trường
• Các cửa hàng phải được trang bị đầy đủ các thiết bị phòng cháy chữa cháy phù hợp; các phương tiện đó phải luôn ở trạng thái hoạt động tốt
• Kho, cảng và phương tiện vận tải xăng dầu phải được trang bị đầy đủ các thiết bị phòng chống cháy nổ, chữa cháy phù hợp
• Có phương án phòng chống cháy nổ, nội quy về an toàn phòng cháy chữa cháy.