Công Ty Trách Nhiệm Hữu Hạn Phải Lưu Giữ Những Hồ Sơ Gì?

ĐĂNG KÝ TƯ VẤN

Công Ty Trách Nhiệm Hữu Hạn Phải Lưu Giữ Những Hồ Sơ Gì?

Khi bắt tay vào thành lập công ty TNHH, bạn sẽ sớm biết được vô số tài liệu và hồ sơ mà bạn phải nộp và xử lý - thời hạn, chi tiết và sự tuyệt vọng! Nhưng bạn không cần phải lo lắng; bài viết này phác thảo chính xác những hồ sơ bạn phải lưu giữ, bạn phải lưu giữ chúng trong bao lâu và hơn thế nữa! Dịch vụ thành lập doanh nghiệp chia sẻ đến bạn những thông tin sau đây:

Danh sách hồ sơ bạn phải giữ

Các công ty trách nhiệm hữu hạn phải lưu giữ một số hồ sơ và tuân thủ các yêu cầu về kế toán, lưu giữ hồ sơ và báo cáo nghiêm ngặt. Vì vậy, chính xác những hồ sơ nào, một số trong số đó sẽ phải có sẵn để kiểm tra công khai, bạn có cần phải duy trì với tư cách là chủ sở hữu công ty TNHH không?

Chủ sở hữu công ty trách nhiệm hữu hạn tư nhân phải lưu giữ các hồ sơ kinh doanh sau:

Sổ đăng ký thành viên (cổ đông hoặc người bảo lãnh)
Sổ đăng ký giám đốc công ty
Hợp đồng dịch vụ của Giám đốc
Đăng ký thư ký
Sổ đăng ký người có quyền kiểm soát đáng kể (sổ đăng ký PSC)
Hồ sơ nghị quyết và biên bản cuộc họp
Bồi thường của Giám đốc - đảm bảo chống lại các yêu cầu trách nhiệm pháp lý hoặc các chi phí pháp lý
Hợp đồng liên quan đến mua cổ phần của chính mình
Các tài liệu liên quan đến việc công ty tư nhân mua lại hoặc mua cổ phần từ vốn sở hữu của mình
Sổ đăng ký của chủ nợ
Công cụ tạo phí và đăng ký phí. Ví dụ, các khoản thế chấp hoặc các khoản vay có bảo đảm.

Công Ty Trách Nhiệm Hữu Hạn Phải Lưu Giữ Những Hồ Sơ Gì?

Các hồ sơ kế toán sau đây cũng phải được lưu giữ:

Hàng hóa và dịch vụ kế toán của công ty được mua và bán
Tất cả các loại thu nhập và chi tiêu
Tất cả tài sản, nợ phải trả và tín dụng của công ty
Kiểm kê tất cả cổ phiếu và tài sản sở hữu vào cuối mỗi năm tài chính
Các khoản giảm hàng tồn kho được sử dụng để tính toán các số liệu tồn kho
Chi tiết về những người mà hàng hóa và dịch vụ đã được mua và bán (không bao gồm bán lẻ)

Công Ty Trách Nhiệm Hữu Hạn Phải Lưu Giữ Những Hồ Sơ Gì?

Một công ty cũng phải duy trì các bản sao của giấy chứng nhận thành lập, bản ghi nhớ và các điều khoản liên kết , và tất cả các chứng chỉ cổ phần (nếu có).

Đối với mỗi kỳ kế toán thuế công ty, tài liệu tài chính và báo cáo tài khoản ngân hàng của doanh nghiệp sẽ được sử dụng để lập Tờ khai Thuế của Công ty, tính toán nghĩa vụ thuế của công ty và các tài khoản hàng năm.

VAT đã đăng ký? Đối với các công ty đã đăng ký VAT, hồ sơ kinh doanh và VAT phải được lưu giữ để tính toán cho từng giao dịch VAT để hoàn thành việc khai thuế VAT sau đó.

Thanh toán? Các công ty đã đăng ký với nhà tuyển dụng phải duy trì hồ sơ PAYE (Pay-As-You-Earn) để tính toán đúng số tiền PAYE và Khoản đóng góp Bảo hiểm Quốc gia phải trả. Ngoài ra, những hồ sơ này sẽ giúp hoàn thành việc khai thuế PAYE hàng năm và đóng vai trò như tài liệu chứng minh nhân viên đang được trả đúng số tiền theo luật định.

Hồ sơ kế toán và kinh doanh thường được lưu giữ dưới dạng bản cứng trong một cuốn sổ bìa cứng hoặc bìa rời. Tuy nhiên, hầu hết có thể được lưu trữ dưới dạng điện tử.

Công Ty Trách Nhiệm Hữu Hạn Phải Lưu Giữ Những Hồ Sơ Gì?

Bạn nên Lưu giữ Hồ sơ và Sổ đăng ký Công ty TNHH của Bạn ở đâu?

Bây giờ chúng ta đã trả lời câu hỏi, "Tôi phải giữ những hồ sơ gì?" Điều quan trọng là phải hiểu nơi lưu giữ những hồ sơ này. Công ty sẽ giả định rằng tất cả hồ sơ và sổ đăng ký được lưu trữ tại địa chỉ văn phòng đã đăng ký của công ty .

Nếu không thể lưu một số hồ sơ tại địa chỉ văn phòng đã đăng ký của bạn, bạn có thể lưu giữ hồ sơ của mình tại một địa chỉ Địa điểm Kiểm tra Thay thế Duy nhất ( SAIL ).

Bạn cần phải thông báo cho công ty nhà khi bạn giữ bất cứ hồ sơ theo luật định tại một địa chỉ, và chi tiết chính xác mà hồ sơ được lưu trữ ở đó. Ngoài ra, bạn cũng phải xác nhận vị trí của hồ sơ khi bạn nộp một tuyên bố xác nhận hàng năm.

Hồ sơ và Sổ đăng ký của Công ty TNHH được Kiểm tra như thế nào?

Các công ty phải cung cấp hồ sơ theo luật định của họ để được kiểm tra mỗi ngày làm việc. Các thành viên của công chúng có quyền kiểm tra hồ sơ theo luật định của công ty cho một “mục đích thích hợp”.

Nếu ngày yêu cầu kiểm tra trùng với thời gian thông báo của đại hội hoặc nghị quyết bằng văn bản của các thành viên, thì thời hạn thông báo cần thiết là hai ngày làm việc. Đối với tất cả các trường hợp khác, thời gian thông báo 10 ngày làm việc là bắt buộc. Các yêu cầu được đưa ra vì “mục đích thích hợp” phải được đáp ứng trong vòng 5 ngày làm việc, nếu không sẽ có nguy cơ bị phạt tiền.

Khi có yêu cầu kiểm tra, các chi tiết sau đây phải được cung cấp cho công ty:

Tên và địa chỉ của người đưa ra yêu cầu và, nếu có, tên công ty hoặc tổ chức mà họ đang đại diện
Lý do / mục đích của cuộc thanh tra
Thông tin chi tiết sẽ được tiết lộ cho ai và nếu có, thông tin sẽ được sử dụng như thế nào
Trừ khi các điều khoản của hiệp hội có quy định khác, các cổ đông không có quyền kiểm tra biên bản họp hội đồng quản trị.

Điều quan trọng là bạn phải ghi lại chính xác các biên bản của tất cả các cuộc họp vì chúng sẽ giúp ích cho trường hợp của bạn đối với bất kỳ tranh chấp tiềm năng nào. Ngoài ra, bạn phải lưu ý tất cả các hồ sơ được liệt kê ở trên và công nhận và chấp nhận rằng một số tài liệu nhất định sẽ có sẵn để kiểm tra công khai.

Công Ty Trách Nhiệm Hữu Hạn Phải Lưu Giữ Những Hồ Sơ Gì?

Để biết thêm thông tin và lời khuyên về những hồ sơ bạn phải lưu giữ, và cách chúng nên được lưu trữ, chỉ cần liên hệ với nhóm thành lập công ty tận tâm của chúng tôi ngay hôm nay.