Quy định mới về chứng từ kế toán 

Xem thêm: Thành lập công ty tại Bình Phước

Việc lập và lưu trữ chứng từ kế toán được thực hiện đúng theo quy định pháp luật

• Các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh liên quan đến hoạt động của đơn vị kế toán phải lập chứng từ kế toán. Chứng từ kế toán chỉ được lập một lần cho mỗi nghiệp vụ.
• Chứng từ kế toán phải được lập rõ ràng, đầy đủ, kịp thời, chính xác theo nội dung quy định trên mẫu. Trong trường hợp chứng từ kế toán chưa có mẫu thì đơn vị kế toán được tự lập chứng từ kế toán nhưng phải bảo đảm đầy đủ các nội dung quy định.
• Nội dung nghiệp vụ trên chứng từ kế toán không được viết tắt, tẩy xóa, sửa chữa; khi viết phải dùng bút mực, số và chữ viết phải liên tục, không ngắt quãng, chỗ trống phải gạch chéo. Chứng từ bị tẩy xóa, sửa chữa không có giá trị thanh toán và ghi sổ kế toán. Khi viết sai chứng từ kế toán thì phải hủy bỏ bằng cách gạch chéo vào chứng từ viết sai.
• Chứng từ kế toán phải được lập đủ số liên quy định. Trường hợp phải lập nhiều liên chứng từ kế toán cho một nghiệp vụ thì nội dung các liên phải giống nhau.
• Người lập, người duyệt và những người khác ký tên trên chứng từ kế toán phải chịu trách nhiệm về nội dung trên đó.
• Chứng từ kế toán được lập dưới dạng chứng từ điện tử phải tuân theo quy định về chứng từ điện tử; được in ra giấy và lưu trữ theo quy định. Trường hợp không in ra giấy mà thực hiện lưu trữ trên các phương tiện điện tử thì phải bảo đảm an toàn, bảo mật thông tin dữ liệu và phải bảo đảm tra cứu được trong thời hạn lưu trữ.

Chứng từ kế toán phải được ký đúng quy định

• Chứng từ kế toán phải có đủ chữ ký theo chức danh quy định trên chứng từ. Chữ ký trên chứng từ kế toán phải được ký bằng loại mực không phai. Không được ký chứng từ kế toán bằng mực màu đỏ hoặc đóng dấu chữ ký khắc sẵn. Chữ ký trên chứng từ kế toán của một người phải thống nhất. Chữ ký trên chứng từ kế toán của người khiếm thị được thực hiện theo quy định của Chính phủ.
• Chữ ký trên chứng từ kế toán phải do người có thẩm quyền hoặc người được ủy quyền ký. Nghiêm cấm ký chứng từ kế toán khi chưa ghi đủ nội dung chứng từ thuộc trách nhiệm của người ký.
• Chứng từ kế toán chi tiền phải do người có thẩm quyền duyệt chi và kế toán trưởng hoặc người được ủy quyền ký trước khi thực hiện. Chữ ký trên chứng từ kế toán dùng để chi tiền phải ký theo từng liên
• Chứng từ điện tử phải có chữ ký điện tử. Chữ ký trên chứng từ điện tử có giá trị như chữ ký trên chứng từ bằng giấy

So sánh quy định về chứng từ kế toán

SỰ KHÁC NHAU VỀ VIỆC XỬ PHẠT HÀNH VI VI PHẠM QUY ĐỊNH VỀ CHỨNG TỪ KẾ TOÁN 

• Mức phạt tăng khoảng 5 lần so với mức phạt cũ (điểm a, b, khoản 1, điều 8, Nghị định số 41/2018/NĐ-CP)
• Các hành vi vi phạm khác được bổ sung thêm trong khi nghị định cũ không quy định (điểm c, d, đ, khoản 1, điều 8, Nghị định số 41/2018/NĐ-CP)
• Lưu ý: đa số các công ty vừa và nhỏ hay vi phạm điểm d, đ khoản 1, điều 8 này vì chứng từ kế toán không được lập hàng ngày mà được kế toán lập theo tháng/quý và giám đốc thường tự kinh doanh nên thường xuyên bận rộn hoặc lười ký chứng từ, dẫn đến việc không ký hoặc làm con dấu chữ ký để ký chứng từ. Các bạn nên lưu ý nhé!

SỰ KHÁC NHAU VỀ VIỆC XỬ PHẠT HÀNH VI VI PHẠM QUY ĐỊNH VỀ CHỨNG TỪ KẾ TOÁN 

Như vậy, khi áp dụng các mức xử phạt hành vi vi phạm chứng từ kế toán tại Nghị định số 41/2018/NĐ-CP thì:

• Mức phạt không tăng 
• Các hành vi vi phạm khác được bổ sung thêm trong khi nghị định cũ không quy định (điểm d, đ, e, g, khoản 2, điều 8, Nghị định số 41/2018/NĐ-CP)
• Lưu ý:
  • Tại điểm d :"Chữ ký của một người không thống nhất hoặc không đúng với sổ đăng ký mẫu chữ ký": việc đăng ký mẫu chữ ký hiện tại chưa có quy định cụ thể. Nên việc phạt về hành vi vi phạm hành chính theo điểm d này, chúng ta cần chờ thêm Thông tư quy định cụ thể. Điều đầu tiên, chúng ta nên ký 1 chữ ký xuyên suốt trong tất cả các loại chứng từ kế toán phát sinh tại công ty.
  • Tại điểm e: "Không dịch chứng từ kế toán bằng tiếng nước ngoài ra tiếng Việt theo quy định": đối với chứng từ kế toán của các công ty có vốn đầu tư nước ngoài, nên lập theo mẫu song ngữ để tránh vi phạm điểm e, khoản 2, điều 8 của nghị định này!