8 Chiến lược tổ chức hiệu quả cho doanh nghiệp mới thành lập của bạn
Nếu bạn đang muốn phát triển doanh nghiệp của mình, bạn cần phải bắt đầu một cách đúng đắn. Để có được sự phát triển vượt bậc mà bạn hy vọng trong những năm tới, bạn nên đảm bảo doanh nghiệp của mình được tổ chức tốt.
Điều này dễ dàng hơn đối với một doanh nghiệp lớn và ngân sách khổng lồ - và hàng trăm (hoặc hàng nghìn) nhân viên - cộng với nhiều thời gian để dành cho việc tổ chức.
Nhưng làm thế nào bạn có thể đảm bảo doanh nghiệp nhỏ của mình hoạt động tốt khi bạn đang thiếu tiền mặt và bạn chỉ có một vài nhân viên? Doanh nghiệp của bạn chỉ vừa mới đăng ký giấy phép kinh doanh hay vừa đi vào hoạt động được một thời gian ngắn sau khi thành lập công ty
Tôi biết nỗi đau của việc chiến đấu một cách tuyệt vọng chống lại sự vô tổ chức đang ảnh hưởng đến mọi doanh nghiệp nhỏ.
Và tôi biết rằng ngay cả khi bạn đang sử dụng những công cụ tốt nhất để phát triển doanh nghiệp của mình , thì thành công vẫn có thể tụt hậu nếu bạn không đặt đúng chỗ để đảm bảo rằng bạn đang phát triển.
1. Quản lý không gian văn phòng và bộ nhớ của bạn
Để bắt đầu, bạn cần đảm bảo rằng môi trường xung quanh bạn luôn gọn gàng và ngăn nắp.
Điều này đảm bảo rằng bạn có thể hoạt động ở mức cao nhất của mình. Theo nhiều cách, tổ chức của toàn bộ công ty của bạn được xác định bởi cách sắp xếp bàn làm việc của bạn.
Để bắt đầu, hãy đảm bảo rằng mọi thứ đều có một vị trí cụ thể, ngay cả khi nơi đó nằm trong một đống giấy tờ trên bàn làm việc của bạn.
Vì công việc giấy tờ có xu hướng tiêu tốn nhiều thời gian và nguồn lực của hầu hết nhân viên văn phòng hiện đại, bạn nên cân nhắc việc lưu trữ ngoại vi này.
Điều này có nghĩa là bạn sẽ dành ít thời gian hơn để quản lý tài liệu của mình và bạn có thể chắc chắn rằng chúng an toàn và được bảo vệ tốt hơn những gì bạn có thể tự làm.
Tuy nhiên, nếu đây không chính xác là phong cách làm việc của bạn, tôi sẽ chỉ cho bạn một phương pháp khác có thể giúp giảm khối lượng công việc giấy tờ của bạn trong một phút.
2. Theo dõi hỗ trợ khách hàng
Khách hàng trung thành của bạn là trái tim của doanh nghiệp của bạn.
Mặc dù chúng chiếm nhiều thời gian và nguồn lực của bạn, nhưng đó là thời gian thích hợp để khiến họ hài lòng và hài lòng với các dịch vụ mà bạn cung cấp.
Để đảm bảo bạn đang tiếp cận họ một cách hiệu quả, hãy cân nhắc sử dụng một chương trình như Groove cho phép bạn quản lý vé khách hàng một cách hiệu quả.
Điều này cho phép bạn dành ít thời gian hơn để quản lý khách hàng và nhiều thời gian hơn để cải thiện sản phẩm và hệ thống kinh doanh của bạn.
Điều quan trọng là phải tự động hóa hệ thống của bạn, nhưng việc tự động hóa mối quan hệ của bạn với khách hàng là một ý tưởng tồi.
Sử dụng phần mềm như Groove cho phép nhân viên của bạn củng cố mối quan hệ với khách hàng , nhưng đừng cố gắng tự động hóa quy trình.
Điều này sẽ chỉ khiến bạn cảm thấy thất vọng khi khách hàng bỏ bạn lại vì những đối thủ cạnh tranh đối xử tốt hơn với họ.
Thay vào đó, hãy giúp bạn dễ dàng đối xử với khách hàng của mình bằng dịch vụ đẳng cấp thế giới và họ sẽ thưởng cho bạn bằng các hoạt động kinh doanh và giới thiệu liên tục.
3. Lập kế hoạch trước cho các chiến dịch truyền thông xã hội của bạn
Nếu bạn đang thực hiện một chiến dịch tiếp thị trên mạng xã hội với ngân sách tiết kiệm, bạn cần giảm thời gian dành cho việc duy trì mọi thứ trực tuyến.
Thay vì lãng phí thời gian xuất bản các bài viết vài giờ một lần, bạn nên lên lịch mọi thứ từ trước.
Kỹ thuật tổ chức đơn giản này sẽ giúp bạn tiết kiệm vô số thời gian và giúp bạn cải thiện hiệu quả và năng suất của mình.
Ngoài ra còn có một kỹ thuật khác có thể đưa mọi thứ lên cấp độ tiếp theo. Thay vì chỉ viết các bài đăng trên mạng xã hội trong vài ngày tới, tại sao không để một công cụ xuất bản chúng cho bạn?
Meet Edgar là một cách tuyệt vời để quản lý trước nội dung của bạn , cho phép bạn viết các cập nhật trên mạng xã hội một lần và sau đó gửi chúng đi nhiều lần sau đó.
Đây là một cách tuyệt vời để giữ mọi thứ ngăn nắp mà không lặp lại bằng cách liên tục cập nhật nguồn cấp dữ liệu xã hội của bạn.
4. Quản lý biên lai chi phí của bạn
Nếu bạn đã điều hành doanh nghiệp nhỏ của mình trong một khoảng thời gian dài, bạn biết việc quản lý tất cả các báo cáo chi phí của mình có thể bực bội như thế nào.
Theo dõi và ghi lại chúng rất phức tạp, nhưng chúng cần được quản lý để bạn có thể cập nhật về thuế và đảm bảo tài chính của bạn có trật tự.
Tuy nhiên, bạn không thể dừng chúng lại khi có công việc quan trọng hơn. Bạn nên theo dõi từng giao dịch mua và giao dịch hàng tuần .
Giải pháp?
Sử dụng phần mềm như Expensify để thực hiện tất cả công việc , giữ cho chi phí của bạn được sắp xếp và ghi lại để bạn có thể tập trung vào những việc thực sự quan trọng.
Và nói về việc cho phép phần mềm xử lý công việc giấy tờ của bạn, bạn có thể mở rộng điều này sang các lĩnh vực khác của doanh nghiệp để có kết quả xuất sắc.
5. Không cần giấy tờ
Nếu bạn muốn giảm bớt sự lộn xộn và quản lý liên quan đến tất cả các giấy tờ bạn cần theo dõi, có thể đã đến lúc không cần đến giấy tờ.
Điều này có nghĩa là, thay vì theo dõi hàng tá tệp và thư mục mọi lúc, bạn chỉ cần giảm mọi thứ thành bản quét kỹ thuật số của các tài liệu quan trọng nhất.
Nếu bạn định thử điều này, bạn cần một cách để quét tài liệu một cách nhanh chóng để không gặp khó khăn trong việc theo kịp khối lượng công việc.
CamScanner là một ứng dụng tuyệt vời để quét hóa đơn và các giấy tờ khác của bạn một cách nhanh chóng và dễ dàng.
CamScanner cho phép bạn giữ các tệp trong ứng dụng, nhưng bạn cũng có thể chuyển chúng vào máy tính của mình.
Nếu bạn cần chia sẻ các tệp này với một nhóm cá nhân, tôi khuyên bạn nên giữ các tệp đã lưu trữ của mình trong một chương trình như Dropbox .
Điều này đảm bảo rằng mọi người trong doanh nghiệp nhỏ của bạn đều được cập nhật các tài liệu mới nhất, nhưng bạn không phải lo lắng về việc quản lý tệp rộng rãi khi ngoại tuyến.
6. Sắp xếp mật khẩu của bạn
Nếu bạn giống như hầu hết mọi người, bạn có một trong hai hệ thống để quản lý mật khẩu của mình.
Hoặc bạn sử dụng cùng một mật khẩu mọi lúc cho các trang web khác nhau hoặc bạn liên tục quên mật khẩu bạn đã đặt cho mỗi trang web.
Thay vì một trong hai cách này, tôi đề xuất một hệ thống thứ ba: cho phép một ứng dụng xử lý mật khẩu của bạn cho bạn.
Có, bạn có thể thực hiện việc này tự động trong trình duyệt như Chrome. Nhưng thật không may, điều này không hoàn toàn an toàn vì bất kỳ ai có quyền truy cập vào máy tính của bạn đều có thể sử dụng chúng.
Thay vào đó, tôi khuyên bạn nên sử dụng 1Password để quản lý mật khẩu của mình . Đây là một chương trình lưu trữ mật khẩu của bạn cùng nhau trong ứng dụng dành cho thiết bị di động và máy tính để bàn.
Tuy nhiên, không giống như tính năng tự động điền của Chrome, bạn phải nhập một mật khẩu duy nhất để truy cập các mật khẩu khác.
Đây là một chuỗi gồm một vài từ, rất dễ nhớ, nhưng gần như không thể bị hack.
1Password sẽ lưu trữ thông tin cho nhiều loại tài khoản.
Phần tốt nhất là mọi trang web có thể có một mật khẩu phức tạp, duy nhất, nhưng bạn có thể truy cập tất cả chúng bằng một cụm từ duy nhất của mình.
Trên thực tế, 1Password thậm chí sẽ tạo một mật khẩu ngẫu nhiên, có độ bảo mật cao nếu bạn muốn.
Điều này có nghĩa là bộ nhớ của bạn dành riêng cho mật khẩu sẽ ít hơn và bạn có thể làm được nhiều việc hơn bằng cách làm việc hiệu quả và tổ chức các thông tin đăng nhập của mình.
7. Cải thiện không gian làm việc của bạn để tăng năng suất
Nếu bạn muốn đạt được tiến bộ với doanh nghiệp của mình, bạn cần tạo ra một môi trường hỗ trợ tầm nhìn đó.
Có một vài kỹ thuật đã được chứng minh có thể giúp bạn tận dụng tối đa không gian làm việc của mình.
Tin hay không tùy bạn, bằng cách thêm một vài cây xung quanh văn phòng của bạn, bạn có thể tăng 15% năng suất thông qua việc cải thiện khả năng tập trung.
Bạn cũng sẽ nhận được một sự thúc đẩy bằng cách sử dụng bàn đứng và làm sạch dây cáp của bạn.
Những kỹ thuật này giúp bạn luôn tràn đầy năng lượng và tập trung mà không bị xao nhãng bởi một nơi làm việc lộn xộn.
Chúng có thể chỉ mất vài phút, nhưng ngay cả những thay đổi nhỏ giúp cải thiện năng suất của bạn cũng có thể tạo ra sự khác biệt lớn về cách tổ chức và hiệu quả của doanh nghiệp nhỏ của bạn.
8. Theo dõi các ghi chú trên đám mây
Nếu bạn viết ghi chú, mục công việc, ý tưởng và thông tin liên hệ trên giấy nháp hoặc bất cứ thứ gì gần gũi nhất, đã đến lúc bạn nên sắp xếp gọn gàng hơn.
Mặc dù bạn có thể đã biết rằng Evernote là một cách tuyệt vời để làm điều này , nhưng bạn nên bắt đầu thực hiện nó ngay lập tức.
.jpg)
Để làm cho Evernote hoạt động tốt nhất, bạn cần quyết định xem mình sẽ áp dụng triết lý nào.
Bạn sẽ ghi lại mọi thứ ở đó và sau đó sử dụng tính năng tìm kiếm để tìm ghi chú của mình sau này chứ?
Hay bạn sẽ cẩn thận đặt các ghi chú của mình vào các thư mục và sử dụng các thẻ và tiêu đề để đảm bảo rằng bạn biết những gì trong chương trình?
Một trong hai lựa chọn này là một lựa chọn hợp lệ. Điều quan trọng là tạo ra một hệ thống phù hợp với bạn và sau đó tiếp tục sử dụng nó.
Phần kết luận
Nếu bạn đang muốn phát triển doanh nghiệp của mình, bạn cần đảm bảo rằng bạn được tổ chức để xử lý sự tăng trưởng tất yếu mà bạn mong đợi.
Để làm được điều đó, bạn cần phải đảm bảo tài chính của mình. Đảm bảo theo dõi các khoản thu và giao dịch chi phí của bạn.
Đảm bảo bạn đã sẵn sàng cho bất kỳ khoản thuế nào cần phải trả trong suốt năm.
Cuối cùng, tự động hóa các chiến dịch tiếp thị của bạn và duy trì một quy trình để xử lý các mối quan hệ và hỗ trợ khách hàng.
Chúng tôi tập trung nguồn lực chủ yếu vào việc phục vụ Khách hàng với tư cách là doanh nghiệp hoặc các tổ chức quốc tế và địa phương, giúp họ giảm thiểu chi phí, đảm bảo tuân thủ pháp luật và tập trung vào các hoạt động kinh doanh cốt lõi.
Trong quá trình đôi bên hợp tác, để thuận tiện nhất đối với khách hàng , chúng tôi sẽ cử nhân viên đến làm việc trực tiếp với khách hàng về việc giao nhận các tài liệu liên quan, sửa hồ sơ hay trả kết quả đăng ký. Thành lập công ty online luôn mong muốn được cung cấp một dịch vụ thành lập công ty trọn gói và ưu việt nhất cho quý khách hàng.
Để biết thêm thông tin về các dịch vụ pháp lý của chúng tôi, vui lòng liên hệ với chúng tôi!
4.65 sao của 1282 đánh giá
8 Chiến lược tổ chức hiệu quả cho doanh nghiệp mới thành lập của bạn
Tin tức tư vấn
Tư vấn miễn phí
0932.068.886
19/2B Thạnh Lộc 08, KP 3A,Thạnh Lộc, Quận 12, HCM
Bài viết cùng chuyên mục
Thành lập doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài
Bạn đang muốn thành lập doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài và có nhu cầu tìm hiểu kỹ về vấn đề...
Thủ tục thay đổi cổ đông công ty cổ phần - bạn cần biết
Doanh nghiệp của bạn muốn thay đổi thông tin cổ đông? Bạn đang băn khoăn có cần thông báo việc thay đổi thông...
Những điều cần biết về tăng giảm vốn điều lệ công ty cổ phần
Trong quá trình hoạt động, công ty cổ phần có thể phát sinh việc điều chỉnh tăng giảm vốn điều lệ công ty...
Quy định về giảm vốn điều lệ công ty cổ phần
Trong quá trình hoạt động sản xuất, kinh doanh, giảm vốn điều lệ công ty cổ phần là một trong những điều doanh nghiệp...
Thủ tục chuyển nhượng cổ phần - Những điều bạn cần biết
Hiện nay, việc chuyển nhượng cổ phần là nhu cầu thường gặp đối với các công ty cổ phần. Vậy hồ sơ cần chuẩn bị để...
Chuyển đổi kinh doanh hộ cá thể lên công ty doanh nghiệp
Bạn đang thắc mắc liệu có thể thực hiện chuyển đổi kinh doanh hộ cá thể lên công ty doanh nghiệp được không? Hồ...
