Trong môi trường kinh doanh ngày càng khốc liệt, có thể dễ dàng thấy rằng doanh số chỉ tăng nhẹ đối với một số chủ doanh nghiệp nhỏ, trong khi doanh thu vẫn bị suy giảm sâu sắc đối với nhiều người. Một số khách hàng đang nới lỏng ví tiền của họ một chút, rõ ràng thói quen mua hàng đã thay đổi. Có thể thấy, thành lập công ty trong thời điểm hiện tại đã khó thì việc duy trì và quản lý công ty hiệu quả lại càng khó hơn. May mắn thay, những gì không thay đổi là các nguyên tắc kinh doanh cơ bản, những đặc điểm quản lý mà các doanh nhân thành công hầu hết đều cần sở hữu. Doanh nghiệp cần xem xét nhiều vấn đề khác nhau khi thành lập công ty. Có nhiều bước cơ bản có thể giúp bạn quản lý và phòng ngừa rủi ro khi bắt đầu kinh doanh tại Việt Nam. Quang Minh muốn chia sẻ 05 bước để thành lập công ty và quản lý kinh doanh đúng cách cho một doanh nghiệp mới.

1. Chọn hình thức kinh doanh - Cơ cấu vốn

2. Thực hiện đầy đủ các thủ tục trong kinh doanh

• Thủ tục sau khi được cấp giấy phép kinh doanh.
• Thủ tục hàng năm về thuế, kế toán, quan hệ lao động và bảo hiểm bắt buộc.
• Thủ tục về quyền sở hữu trí tuệ, giấy phép kinh doanh trong ngành nghề kinh doanh có điều kiện.
• Áp dụng và cập nhật luật pháp và quy định địa phương mạnh mẽ và nghiêm ngặt.

3. Thiết lập hệ thống quản lý nội bộ

• Để chuẩn bị phát triển, bất kỳ doanh nghiệp nào cũng cần thiết lập quy trình vận hành tiêu chuẩn để kết nối các nguồn lực và quản lý rủi ro. Quy trình hoạt động tiêu chuẩn nên được liên kết với bộ phận chức năng của tổ chức, mô tả công việc, chỉ số hiệu suất chính, chính sách đãi ngộ với các quy tắc và kỷ luật. Khi bạn thiết lập và vận hành quy trình thành công, tiêu chuẩn của các biểu mẫu, bạn có thể xem xét yêu cầu các tổ chức xếp hạng uy tín như BSI Vietnam, Cục Veritas chứng nhận ISO: 9001, sau đó áp dụng phần mềm quản lý tài nguyên như ERP và SAP.

4. Quản lý theo số

• Tất cả các hoạt động kinh doanh sẽ được thể hiện trong từng dữ liệu trong báo cáo tài chính. Đọc và hiểu báo cáo tài chính là một cách thu thập - kiểm soát thông tin và tài nguyên trong kinh doanh một cách nhanh chóng và đáng tin cậy. Tạo dự toán ngân sách - kế hoạch tài chính, phân tích doanh thu, chi phí, kết quả kinh doanh từ báo cáo tài chính. Theo cách này, bạn trông giống như cầm một chiếc điện thoại thông minh trong tay để xem xét và kiểm soát tài nguyên trường bên ngoài ngay trong phòng máy lạnh.

5. Xây dựng văn hóa doanh nghiệp

Xây dựng văn hóa doanh nghiệp là bước cuối cùng trong 05 bước để thành lập công ty và quản lý kinh doanh hiệu quả. Mỗi doanh nghiệp cần phải xác định, xây dựng, sứ mệnh và nuôi dưỡng - tầm nhìn - giá trị cốt lõi. Mỗi doanh nghiệp khác nhau sẽ có một bản chất và bản sắc khác nhau, có những tiêu chuẩn hành vi khác nhau, do đó sẽ có những loại văn hóa doanh nghiệp khác nhau. Không có định nghĩa về văn hóa doanh nghiệp tốt hay văn hóa doanh nghiệp xấu, đó là văn hóa phù hợp hoặc không phù hợp, nó sẽ góp phần phát triển hoặc hạn chế hoạt động kinh doanh.

Ngoài ra, sau khi thành lập doanh nghiệp, hoặc thậm chí doanh nghiệp của bạn đã đi vào hoạt động ổn định, bạn cũng cần phải kiểm tra, đánh giá, giám sát hoạt động của doanh nghiệp không ngừng. Cụ thể:

• Đánh giá hiệu suất trong quá khứ. Bước đầu tiên để thiết lập một kế hoạch hoạt động mới là tìm ra những gì bạn bắt đầu với. Nhìn qua các kế hoạch chiến lược, hoạt động và tiếp thị hiện có để hiểu được các mục tiêu trong quá khứ của công ty. Sau đó, bạn có thể xem xét hiệu suất tài chính của những năm trước bằng cách kiểm tra báo cáo tài chính từ những năm đó. Nhìn vào những thành công và thất bại của các kế hoạch và dự án hoạt động cũ. Cố gắng xác định lý do tại sao họ đã hoặc không thành công.

• Xác định điểm mạnh của công ty. Khi thực hiện kế hoạch hoạt động của riêng bạn, bạn sẽ cần biết những gì bạn có thể dựa vào. Những điểm mạnh của công ty và công nhân nên được sử dụng để tạo lợi thế cho bạn bất cứ khi nào có thể. Thế mạnh của công nhân có thể bao gồm kiến ​​thức chuyên môn, lượng kinh nghiệm lớn, trình độ kỹ năng cao và cam kết với các mục tiêu của công ty, trong số những người khác. Tập trung vào việc tận dụng thế mạnh của lực lượng lao động của bạn để cải thiện hiệu suất và phúc lợi của nhân viên.

• Xác định điểm yếu chính. Tương tự như vậy, bạn phải hiểu điểm yếu của nhóm để có thể giải quyết chúng và lên kế hoạch giải quyết chúng. Điểm yếu có thể bao gồm chất lượng kém, hiệu suất thấp, chi phí quá cao, thiếu tổ chức gắn kết hoặc không có khả năng đáp ứng lịch trình, trong số những người khác. Xem xét các vấn đề với hiệu suất của chủ lao động, văn hóa nơi làm việc, doanh thu của nhân viên và các quy trình để xác định điểm yếu.

• Ưu tiên giải quyết từng vấn đề. Có thể có nhiều vấn đề trong lực lượng lao động hoặc tổ chức của bạn. Chúng đôi khi có thể được làm việc xung quanh và ẩn, nhưng chỉ trong một thời gian. Để thực sự giải quyết chúng, bạn sẽ cần ưu tiên từng vấn đề và làm việc để giải quyết từng vấn đề một. Ví dụ: bạn có thể giải quyết các vấn đề văn hóa bằng cách dẫn dắt bằng ví dụ, chỉ cho quản lý và nhân viên của bạn cách thúc đẩy môi trường làm việc hiệu quả.

• Xác định phong cách quản lý phù hợp. Phong cách quản lý được chia thành hai loại: tập trung vào con người và tập trung vào quá trình. Chiến lược tập trung vào con người dựa vào việc tuyển dụng, đào tạo và giữ chân những người giỏi nhất, cho phép họ tự cải thiện quy trình. Mặt khác, các chiến lược tập trung vào quy trình, tập trung vào việc tạo ra các quy trình kinh doanh hoàn hảo và sau đó đào tạo nhân viên hiện có về chúng. Trong hầu hết các trường hợp, quản lý hiệu quả sẽ kết hợp cả hai. Tuy nhiên, bạn có thể sẽ cần phải tập trung vào một trong thời gian trước mắt. Sự lựa chọn của bạn về một trong những phong cách này sẽ tùy thuộc vào bạn, và phần lớn sẽ phụ thuộc vào quá trình và sự tự tin của bạn vào khả năng của bạn để tăng hiệu suất bằng một chiến lược.