Cách đóng dấu công ty là rất đơn giản nhưng đối với các chủ doanh nghiệp khi vừa nhận được giấy phép kinh doanh và con dấu, không phải ai cũng nắm rõ cách đóng dấu sao cho đúng với các quy định của pháp luật hiện hành. Hôm nay, bằng bài viết hướng dẫn về quy cách đóng dấu văn bản công ty chuẩn nhất, hy vọng sẽ giúp các bạn sử dụng con dấu tròn của doanh nghiệp một cách đúng nhất.

Căn cứ pháp lý của quy cách đóng dấu văn bản

• Nghị định 99/2016/NĐ-CP, ban hành ngày 01 tháng 07 năm 2016
• Thông tư 01/2011/TT-BNV, ban hành ngày 19 tháng 01 năm 2011
• Nghị định 110/2004/NĐ-CP, ban hành ngày 08 tháng 04 năm 2004

Cách đóng dấu chữ ký trong hợp đồng, văn bản của người đại diện pháp luật

Trong hoạt động của một doanh nghiệp, có thể nói đóng dấu chữ ký là hoạt động thường xuyên xảy ra nhất. Dấu chữ ký là cách đóng dấu lên chữ ký của người có thẩm quyền ban hành văn bản. Tính pháp lý của văn bản sẽ được khẳng định khi chúng ta đóng dấu chữ ký. Các loại văn bản cần được đóng dấu chữ ký có thể kế đến như:

• Hợp đồng
• Công văn gởi đối tác, cơ quan nhà nước
• Quyết định

Vậy, cách đóng dấu chữ ký như thế nào là chuẩn nhất?

Căn cứ vào khoản 1, 2 điều 26 Nghị định 110/2004/NĐ-CP, thì: “Điều 26. Đóng dấu

• 1. Dấu đóng phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng đúng mực dấu quy định.
• 2. Khi đóng dấu lên chữ ký thì dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái.”

Hình minh họa về cách đóng dấu chữ ký của công ty

Đóng dấu giáp lai là cách đóng dấu phổ biến thứ 2 trong các hoạt động của doanh nghiệp. Khi các văn bản, hợp đồng được ban hành có từ 2 tờ giấy (không phải 2 trang). Việc đóng dấu giáp lai sẽ hạn chế được việc giả mạo các hồ sơ, thủ tục có từ 02 tờ giấy trở lên.

Vậy cách đóng dấu giáp lai văn bản như thế nào là đúng nhất?

Căn cứ khoản 2, điều 13, Thông tư 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011: “dấu giáp lai được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy; mỗi dấu đóng tối đa 05 trang văn bản”

Hình minh họa về cách đóng dấu giáp lai

 

Cách đóng dấu treo

Việc đóng dấu treo xảy ra ở các quyết định họp hoặc các phụ lục kèm theo văn bản chính. Khi văn bản được đóng dấu treo, dấu treo này sẽ không thể hiện tính pháp lý của văn bản. Chúng chỉ nhằm khẳng định văn bản được đóng dấu treo là một phần của văn bản chính. Hoặc xác nhận nội dung của biên bản họp.

Vậy cách đóng dấu treo như thế nào là chuẩn nhất?

Căn cứ vào khoản 3, điều 26 Nghị định 110/2004/NĐ-CP, thì: “3. Việc đóng dấu lên các phụ lục kèm theo văn bản chính do người ký văn bản quyết định và dấu được đóng lên trang đầu, trùm lên một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tên của phụ lục.”

Hình minh họa về cách đóng dấu treo