A. Công việc của kế toán dịch vụ sửa chữa ô tô

Như đã nói, ngành nghề nào cũng có những đặc thù riêng, đối với kế toán dịch vụ sửa chữa ô tô cũng vậy. Dưới đây là nhiệm vụ cơ bản các bạn cần làm trong công ty dịch vụ sửa chữa ô tô:

1. Xử lý số dư đầu kỳ dịch vụ sửa chữa ô tô

• Tạo và quản lý danh sách nhân viên, khách hàng, nhà cung cấp
• Tạo và quản lý danh mục kho, vật tư, hàng hóa.
• Cập nhập, quản lý chi tiết công nợ phải thu của khách hàng, công nợ phải trả nhà cung cấp.
• Cập nhập báo cáo tồn kho hàng hóa, nguyên vật liệu đầu kỳ.
• Tạo và cập nhập danh sách thành phẩm tồn kho đầu kỳ
• Tạo và cập nhập danh sách đối tượng tập hợp chi phí dở dang đầu kỳ.
• Theo dõi, cập nhật bảng phân bổ công cụ dụng cụ (CCDC) đầu kỳ
• Theo dõi, cập nhập bảng khấu hao tài sản cố định (TSCĐ) đầu kỳ
• Cập nhật các tài khoản trên cân đối tài khoản của năm cũ chuyển sang đầu năm tiếp theo.

2. Xử lý số phát sinh trong kỳ dịch vụ sửa chữa ô tô

2.1 Xử lý nội dung hạch toán hóa đơn chứng từ

• Hạch toán hóa đơn mua nguyên vật liệu dùng cho sửa chữa, thay thế nhập kho và không qua kho…Các nguyên vật liệu trong dịch vụ sửa chữa ô tô như: Matit, sơn lót, sơn chống hà, xi đánh bóng, sơn xịt…..
• Mua các công cụ dụng cụ phục vụ cho hoạt động sửa chữa ô tô, xe máy tính vào chi phí sản xuất kinh doanh như máy gò, máy hàn, cũng như chi phí quản lý doanh nghiệp.
• Hạch toán các hóa đơn mua và ghi tăng tài sản cố định dùng cho sữa chữa ô tô, các tài sản cố định dùng cho quản lý doanh nghiệp.
• Hạch toán các hóa đơn dịch vụ chung như: Tiền điện, tiền nước, tiếp khách, văn phòng phầm dùng cho quản lý doanh nghiệp.
• Phân bổ tiền điện cho bộ phận quản lý cùng bộ phận sữa chữa.
• Lập các hồ sơ về lương như: Bảng chấm công, bảng lương, phiếu chi lương, phân lương cho các bộ phận.
• Hạch toán, phân bổ tiền lương cho các bộ phận, các loại dịch vụ sữa chữa.
• Hạch toán doanh thu bán dịch vụ chi tiết như: Dịch vụ sửa chữa xe, dịch vụ rửa xe
• Cách xuất xả hóa đơn khách lẻ và lập bảng kê chi tiết.
• Hạch toán giấy nộp tiền thuế giá trị gia tăng, thuế thu nhập doanh nghiệp, thuế môn bài.
• Hạch toán các phân hệ ngân hàng
• Hạch toán các nội dung quỹ tiên mặt.

2.2 Xử lý nội dung cuối mỗi tháng, quý

• Lập tờ khai thuế giá trị gia tăng tháng, quý, khấu trừ thuế giá trị gia tăng
• Phân bổ công cụ dụng cụ hàng tháng tính vào chi phí sữa chữa cũng như chi phí doanh nghiệp
• Khấu hao tài sản cố định hàng tháng tính vào chi phí sữa chữa ô tô cũng như chi phí quản lý doanh nghiệp.
• Lập kỳ tính giá thành cho các dịch vụ sửa chữa ô tô: Mặc dù đây là công ty về dịch vụ nhưng các bạn cần phải xác định được giá vốn cho các mã dịch vụ trên hóa đơn phát sinh do đó việc lập kỳ giá thành phù hợp, chính xác phải rất quan trọng.
• Tính và phân bổ các chi phí như: Chi phí lương, công cụ dụng cụ, tài sản cố định, chi phí chung theo các tiêu thức phù hợp như: nguyên vật liệu, doanh thu …. Tính toán vào giá thành các mã dịch vụ sữa chữa-> Nghiệm thu tính vào giá vốn của dịch vụ tương ứng
• Xem các báo cáo liên quan để kiểm tra các chỉ tiêu như:
  • Công cụ dụng cụ
  • Tài sản cố định
  • Thuế
  • So sánh doanh thu dịch vụ  tương ứng dịch vụ đã tính xem điều chỉnh gì không

3. Công việc cuối năm

Lập báo cáo tài chính – Hướng dẫn kỹ bản chất của các chỉ tiêu từ bảng cân đối tài khoản nhặt lên các báo cáo khác gồm

• Cân đối kế toán
• Báo cáo kết quả kinh doanh
• Báo cáo lưu chuyển tiền tệ
• Thuyết minh báo cáo tài chính theo Thông tư 200 và theo Quyết định 48/2006.

Lập quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp cuối năm

Lập quyết toán thuế thu nhập cá nhân cuối năm

In sổ sách kế toán: Sổ sách là kết quả cuối cùng sau khi công ty nộp Báo cáo tài chính lên thuế. Sổ sách kế toán cần lưu giữ kỹ cùng với hóa đơn, hồ sơ doanh nghiệp. Tuy nhiên không phải kế toán nào cũng hiểu rõ các loại sổ gì cần in ra. Vậy sổ sách kế toán bao gồm:

• Sổ cái các tài khoản
• Sổ chi tiết các tài khoản
• Các báo cáo chi tiết

B. Hướng dẫn hạch toán kế toán dịch vụ sửa chữa ô tô

Trước khi đi sâu vào hướng dẫn hạch toán kế toán dịch vụ sửa chữa ô tô, các bạn hãy lưu ý đặc điểm của ngành nghề này là: doanh nghiệp sửa chữa ô tô sẽ bao gồm cả hoạt động thương mại (bán phụ tùng) và hoạt động dịch vụ (dịch vụ sửa chữa).

Lý do phải tách ra như vậy là vì, đối với phụ tùng thì khách hàng phải mua rồi mới thay thế, doanh nghiệp bán theo giá bán chứ không phải theo giá vốn nên cần phải tách hoạt động này ra khỏi hoạt động sữa chữa và xem đó như là một hoạt động thương mại.

Như vậy, khi hạch toán kế toán sửa chữa ô tô có 2 hoạt động chính như sau:

Đối với hoạt động sửa chữa ô tô

Đối với hoạt động sữa chữa ô tô, đối tượng tính giá thành có thể là từng chiếc xe cụ thể, công việc sửa chữa hoặc tính chung cho tất cả.

Tùy từng yêu cầu mà kế toán cần xây dựng các thức tập hợp chi phí và tính giá giá thành cho phù hợp.

Thông thường, chủ doanh nghiệp sẽ muốn biết lãi/lỗ theo từng xe sửa chữa nên kế toán phải tính giá thành cho từng xe.

Khi đó cần thiết lập để tính giá thành theo xe như sau:

• Chi phí trực tiếp: Đây là chi phí nào phát sinh trực tiếp theo xe thì tập hợp đích danh cho xe.
• Chi phí gián tiếp: Đây là các chi phí dùng chung cho nhiều xe thì cần xây dựng tiêu chí phân bổ.

Khi có xe khách đến liên hệ, thợ chính sẽ kiểm tra tình trạng xe hư hỏng và miêu tả công việc cụ thể cần làm và sửa chữa về tình trạng xe cho khách hàng biết. Tiếp đến, khách hàng yêu cầu làm bảng báo giá cho các hạng mục sữa chữa hư hỏng đó, khách hàng xem xong duyệt chấp nhận bàn giao xe cho sửa chữa.

Sau đó, khi tiền hành lập kế hoạch sửa chữa, bạn cần xác định phần nào gia công sửa chữa, phần nào phải thay mới phụ tùng thay thế, tháo dỡ theo đúng quy trình định trước t của thợ cả.

Sau khi sữa chữa xong, kế toán làm bảng tổng hợp quyết vật liệu nhân công cho xe đó và giao cho khách hàng giữ 2 bản, mình giữ 2 bản để sau này làm căn cứ xuất hóa đơn. Hoặc nếu không, bạn cũng có thể làm hợp đồng và xuất theo hợp đồng tùy theo yêu cầu của doanh nghiệp quản lý.

Đối với hoạt động mua bán phụ tùng

Phụ tùng sửa chữa xe mua về nhập kho thì tiến hành làm phiếu và nhập kho như bình thường, cụ thể:

• Hóa đơn mua vào (đầu vào) liên đỏ nhỏ hơn 20 triệu nếu thanh toán bằng tiền mặt : phải kẹp với phiếu chi, phiếu nhập kho , biên bản giao hàng hoặc phiếu xuất kho bên bán và giấy đề nghị thanh toán kèm theo hợp đồng phô tô, thanh lý phô tô nếu có vào cùng với nhau.
• Hóa đơn mua vào (đầu vào) lớn hơn 20 triệu: phải kẹp với phiếu kế toán (hay phiếu hoạch toán), phiếu nhập kho hoặc biên bản giao hàng hoặc phiếu xuất kho bên bán, giấy đề nghị chuyển khoản kèm theo hợp đồng phô tô và thanh lý phô tô nếu có vào cùng với nhau.
• Khi chuyển tiền trả khách hàng: Giấy báo Nợ.
• Khi chuyển khoản đi: Ủy nhiệm chi.

Nợ TK 152.

Nợ TK 1331.

Có TK 111, 112, 331.

Khi xuất kho sử dụng sửa chữa xe

Khi xuất kho sử dụng sửa chữa xe thì làm phiếu xuất kho phiếu xuất kho này dùng kẹp các chứng từ sau này, cụ thể:

• Hóa đơn bán ra liên xanh nhỏ hơn 20 triệu mà thu bằng tiền mặt: phải kẹp theo Phiếu thu, đồng thời kẹp thêm phiếu xuất kho, biên bản giao hàng ( thương mại) hoặc kẹp biên bản nghiệm thu (xây dựng) phô tô, biên bản xác nhận khối lượng phô tô, bảng quyết toán khối lượng phô tô nếu có, hợp đồng phô tô và thanh lý phô tô nếu có.
• Hóa đơn bán ra liên xanh lớn hơn 20 triệu : phải kẹp theo phiếu kế toán (hay phiếu hoạch toán), đồng thời kẹp thêm phiếu xuất kho hoặc biên bản giao hàng (thương mại) hoặc kẹp biên bản nghiệm thu (xây dựng) phô tô, biên bản xác nhận khối lượng phô tô, bảng quyết toán khối lượng nếu có và hợp đồng phô tô và thanh lý phô tô nếu có.
• Khi khách hàng chuyển vào TK của cty : Giấy báo có

Nợ TK 621 (có mã chi phí theo dõi riêng cho từng biển số xe).

Có TK 152.

Đối với chí phí nhân công sửa chữa xe

Để là chi phí hợp lý được trừ và xuất toán khi tính thuế TNDN, bạn phải chuẩn bị đầy đủ các thủ tục sau:

• Hợp đồng lao động và CMTND phô tô kẹp vào.
• Bảng chấm công hàng tháng.
• Bảng lương đi kèm bảng chấm công tháng đó.
• Phiếu chi thanh toán lương, hoặc chứng từ ngân hàng nếu doanh nghiệp thanh toán bằng tiền gửi.
• Chữ ký ở tất cả giấy tờ.

Lưu ý, nếu thiếu 1 trong số các thủ tục trên, cơ quan thuế sẽ loại trừ vì cho rằng bạn đang đưa chi phí khống vào và bị xuất toán khi quyết toán thuế TNDN.

Nợ TK 622.

Có TK 334.

Đối với chi chi phí sản xuất chung

Đây là chi phí khấu hao tài sản, máy móc thiết bị phụ sửa chữa: xe nâng, xe cẩu…phân bổ chi phí trước dài và ngắn hạn công cụ dụng cụ: cà lê, mỏ lết, đũa vặn…và các chi phí chung khác điện nước khác.

Nợ TK 627,1331.

Có TK 111,112,331,142,242.

Công cụ dụng cụ, TSCĐ tiến hành phân bổ và theo dõi theo QĐ45 tùy theo sử dụng bộ phận nào phân bổ cho bộ phận đó.

Chưa sửa chữa xong và chưa xuất hóa đơn VAT

Nếu cuối tháng xe chưa sửa chữa xong và chưa xuất hóa đơn VAT thì treo ở TK 154

Nợ TK 154.

Có Tk 621.

Có TK 622.

Có TK 627.

Khi sửa chữa xong và ra xưởng

Khi xe ra xưởng thì kết chuyển (gửi khách hàng bảng quyết toán chi phí sửa chữa + hóa đơn VAT+Phiếu giao xe)

Xuất hóa đơn tài chính GTGT

Nội dung hóa đơn: Sửa chữa xe biển số abc theo bảng quyết toán ngày/tháng/ năm)

Nợ TK 111,112,131.

Có Tk 511.

Có tk 33311.

Tính giá thành

Nợ 632.

Có 154 (của biển số xe ra xưởng).

Kết chuyển giá vốn, chi phí quản lý, chi phí tài chính, chi phí khác

Nợ TK 911

Có TK 632

Có TK 635

Có TK 642

Có TK 641

Có TK 811

Kết chuyển doanh thu thuần, doanh thu khác, doanh thu tài chính

Nợ TK 511

Nợ TK 515

Nợ TK 711

Có TK 911

Lưu ý khi xuất hóa đơn GTGT, bạn phải đính kèm bảng kê chi tiết công việc như linh kiện, công thợ…để làm căn cứ xuất kho.

Trên đây là một vài hướng dẫn căn bản về nội dung công việc cũng như cách hạch toán kế toán dịch vụ sửa chữa ô tô. Không chỉ cung cấp các kiến thức hữu ích về các nghiệp vụ kế toán, Công ty tư vấn Quang Minh còn cung cấp các dịch vụ thành lập công ty trọn gói, dịch vụ kế toán uy tín, dịch vụ khai báo thuế,… Tự tin với hơn 10 năm trong nghề, chúng tôi đảm bảo sẽ mang đến những dịch vụ tốt nhất. Hãy liên hệ ngay nếu bạn đang gặp khó khăn trong các vấn đề trên.