1. Khái niệm 

Mua bán hàng hóa là hoạt  động chủ  yếu  ở các  đơn vị có chức năng lưu thông phân phối hay còn gọi là các  đơn vị kinh doanh thương mại.

Những đơn vị này sẽ mua hàng hóa của các nhà cung cấp rồi bán lại cho khách hàng để kiếm lời. Quá trình mua hàng hóa có thể mô tả theo trình tự sau:

  2. Nhiệm vụ của kế toán

– Phản ánh chính xác, đầy đủ, kịp thời các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong quá trình mua bán hàng hóa và tính giá vốn hàng mua, giá vốn hàng tồn kho, giá vốn hàng bán và doanh số bán ra một cách đúng đắn phục vụ cho việc chỉ đạo kinh doanh. Làm tốt công tác kiểm kê, bảo đảm an toàn hàng hóa trong kho.

– Xác định chính xác, đày đủ, kịp thời các loại doanh thu, chi phí và kết quả kinh doanh của từng hoạt động và của toàn doanh nghiệp

trong kỳ hạch toán.

– Cung cấp thông tin và lập báo cáo theo yêu cầu quản lý.

  3. Tài khoản sử dụng để hạch toán 

Tài khoản 111 – Tiền mặt

Tài khoản 112 – Tiền gửi ngân hàng

Tài khoản 131 – Phải thu của khách hàng

Tài khoản 151 – Hàng mua đang đi đường

Tài khoản 156 – Hàng hóa

Tài khoản 157 – Hàng gửi đi bán

Tài khoản 331 – Phải trả khách hàng

Tài khoản 333 – Thuế và các khoản phải nộp nhà nước

Tài khoản 521 – Chiết khấu thương mại

Tài khoản 511 – Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ

Tài khoản 515 – Doanh thu hoạt động tài chính

Tài khoản 531 – Hàng bán bị trả lại

Tài khoản 532 – Giảm giá hàng bán

Tài khoản 421 – Lãi chưa phân phối

Tài khoản 632 – Giá vốn hàng bán

Tài khoản 641 – Chi phí bán hàng

Tài khoản 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp

Tài khoản 911 – Xác định kết quả sản xuất kinh doanh

Tài khoản 142, 214, 334, 338…

4. Định khoản các nghiệp vụ kinh tế phát sinh  

– Khi mua vật liệu, công cụ, dụng cụ, hàng hóa về nhập kho tiền hàng chưa thanh toán, ghi:

Nợ TK 152 – Nguyên liệu, vật liệu

Nợ TK 153 – Công cụ, dụng cụ

Nợ TK 156 – Hàng hoá

Có TK 331 – Phải trả người bán.

– Trường hợp có phát sinh chi phí thu mua trả bằng tiền mặt, tiền gửi ngân hàng hoặc người nhận tạm  ứng có liên quan  đến các  đối tượng trên, ghi:

Nợ TK 152 – Nguyên liệu, vật liệu

Nợ TK 153 – Công cụ, dụng cụ

Nợ TK 156 – Hàng hoá

Có TK 111, 112, 141.

– Khi mua vật liệu, công cụ  dụng cụ, hàng hóa, tài sản cố định bằng tiền mặt hay tiền gửi ngân hàng, ghi:

Nợ TK 152 – Nguyên liệu, vật liệu

Nợ TK 153 – Công cụ, dụng cụ

Nợ TK 156 – Hàng hoá

Nợ TK 211 – TSCĐ hữu hình

Có TK 111, 112.

– Chi phí bán hàng phát sinh trong kỳ. ghi:

Nợ TK 64 1 – Chi phí bán hàng

Có TK 334 – Phải trả công nhân viên

Có TK 338 – Phải trả phải nộp khác

Có TK 152 – Nguyên liệu vật liệu

Có TK 153 – Công cụ dụng cụ

Có TK 142 – Chi phí trả trước

Có TK 214 – Hao mòn TSCĐ

Có TK 331 – Phải trả người bán

Có TK 111 – Tiền mặt

Có TK 112 – Tiền gìn ngân hàng

Có TK 335 – Chi phí phải trả.

– Chi phí quản lý doanh nghiệp phát sinh trong kỳ, ghi:

Nợ TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp

Có TK 334 – Phải trả công nhân viên

Có TK 338 – Phải trả phải nộp khác

Có TK 152 – Nguyên liệu vật liệu

Có TK 153 – Công cụ dụng cụ

Có TK 142 – Chi phí trả trước

Có TK 214 – Hao mòn TSCĐ

Có TK 331 – Phải trả người bán

Có TK 111 – Tiền mặt

Có TK 112 – Tiền gìn ngân hàng

Có TK 335 – Chi phí phải trả.

– Khi xuất kho hàng hóa để gửi đi bán theo phương thức gửi bán, ghi

Nợ TK 157 – Hàng gửi đi bán

Có TK 156 – Hàng hoá.

– Khi hàng gửi đi bán đã bán được, ghi:

(1)  Nợ TK 111 – Tiền mặt

Nợ TK 112 – Tiền gửi ngân hàng

Nợ TK 131 – Phải thu của khách hàng

Có TK 511 – Doanh thu bán hàng.

(2)  Nợ TK 632 – Giá vốn hàng bán

Có TK 157 – Hàng gửi đi bán.

– Khi xuất bán hàng hóa theo phương thức bán hàng trực tiếp ghi:

(1)  Nợ TK 111 – Tiền mặt

Nợ TK 112 – Tiền gửi ngân hàng

Nợ TK 131 – Phải thu của khách hàng

Có TK 51 1 – Doanh thu bán hàng.

(2)  Nợ TK 632 – Giá vốn hàng bán

Có TK 156 – Hàng hoá.

– Khi chấp nhận khoản chiết khấu thanh toán do khách hàng thanh toán tiền hàng đúng hạn để được hưởng chiết khấu, ghi:

Nợ TK 111 – Tiền mặt

Nợ TK 112 – Tiền gửi ngân hàng

Có TK 131 – Phải thu của khách hàng.

– Trường hợp buộc phải giảm giá hàng bán cho khách hàng vì hàng kém phẩm chất, sai quy cách…, ghi:

Nợ TK 532 – Giảm giá hàng bán.

Có TK 131 – Phải thu của khách hàng.

– Khi nhập kéo hàng đã bán trước đây nhưng bị trả lại vì một lý do nào đó, ghi:

(1)  Nợ TK 531 – Hàng bán bị trả lại

Có TK 131 – Phải thu của khách hàng.

(2)  Nợ TK 156 – Hàng hoá

Có TK 632 – Giá vốn hàng bán.

– Cuối kỳ, tính toán phân bổ chi phí thu mua hàng hóa cho hàng hóa đã bán trong kỳ, ghi:

Nợ TK 632 – Giá vốn hàng bán

Có TK 156 – Hàng hóa – phần chi phí thu mua:

– Kết chuyển các khoản chiết khấu bán hàng, giảm giá hàng bán phát sinh trong kỳ, ghi:

Nợ TK 511 – Doanh thu bán hàng

Có TK 52 1 – Chiết khấu bán hàng

Có TK 532 – Giảm giá hàng bán

Có TK 531 – Hàng bán bị trả lại.

– Kết chuyển doanh thu thuần để tính lãi (lỗ), ghi:

Nợ TK 511 – Doanh thu bán hàng

Có TK 911 – Xác định kết quả kinh doanh.

– Kết chuyển giá vốn hàng bán phát sinh trong kỳ, ghi:

Nợ TK 911 – Xác định kết quả kinh doanh

Có TK 632 – Giá vốn hàng bán.

– Kết chuyển chi phí bán, chi phí quản lý doanh nghiệp phát sinh trong kỳ, ghi:

Nợ TK 911 – Xác định kết quả kinh doanh

Có TK 641 – Chi phí bán hàng

Có TK 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp.

– Nếu doanh thu thuần lớn hơn các chi phí được trừ thì kết chuyển lãi, ghi:

Nợ TK 911 – Xác định kết quả kinh doanh

Có TK 421 – Lợi nhuận chưa phân phối.

– Ngược lại, kết chuyển lỗ, ghi:

Nợ TK 421 – Lợi nhuận chưa phân phối

Có TK 911 – Xác định kết quả kinh doanh

  5. Sơ đồ kế toán 

Có thể mô tả các tài khoản đối ứng liên quan trong kế toán quá trình mua, bán hàng hoá và xác định kết quả kinh doanh trên sơ đồ 6.4.

 

  Chú thích:

(1) Chi phí bán hàng hay chi phí QLDN trả bằng TM, TGNH hay dịch vụ mua ngoài.

(2) Mua hàng hóa nhập kho hay chi phí thu mua.

(3) Chi phí vật liệu, công cụ dụng cụ, khấu hao TSCĐ, tiền lương, BHXH ở bộ phận bán hàng hay QLDN.

(4) Xuất kho gởi hàng đi bán.

(5) Bán hàng thu tiền ngay.

(6) Bán hàng chưa thu tiền.

(7) Giá vốn hàng bán.

(8) Kết chuyển trị giá mua của hàng gìn đi đã bán được.

(9) Khách hàng trả nợ bằng tiền mặt hay tiền gởi ngân hàng.

(10) Khách hàng thanh toán tiền hàng có chiết khấu hoặc giảm giá hay hàng bán bị trả lại.

(11) Kết chuyển các khoản chiết khấu bán hàng, giảm giá hay hàng bị trả lại.

(12) Khoản thuế tính trên doanh thu phải nộp (nếu có).

(13) Kết chuyển doanh thu thuần.

(14) Kết chuyển giá vốn hàng bán

(15) Kết chuyển chi phí bán hàng.

(16) Kết chuyển chi phí QLDN.

(17) Kết chuyển lãi.

(18) Kết chuyển lỗ.

Ví dụ: 

Công ty X có tình hình như sau:

* Số dư đầu kỳ các tài khoản:   ĐVT. VNĐ

TK 111:  20.000.000  TK 211:  150.000.000

TK 112:  150.000.000  TK 331:  50.000.000

TK 156:  35.000.000  TK 311:  25.000.000

TK 153:  5.000.000  TK 411:  260.000.000

TK 334:  5.000.000  TK 421:  20.000.000

* Trong kỳ có các nghiệp vụ kinh tế phát sinh:

1) Rút tiền gửi NH nhập quỹ tiền mặt: 90.000.000

2) Vay ngắn hạn NH trả nợ cho người bán 25.000.000

3) Xuất bán một số hàng hoá có giá vốn 25.000.000, giá bán là 30.000.000 tiền hàng chưa thanh toán.

4) Xuất công cụ, dụng cụ cho bộ phận bán hàng là 500.000 và trả bộ phận quản lý doanh nghiệp là 500.000 5) Tính ra tiền lương phải trả cho nhân viên bán hàng là 1 000 000 và cán bộ quản lý doanh nghiệp 2.000.000

6) Dùng tiền mặt mua hàng hoá nhập kho 60.000.000

7) Xuất bán một số hàng hoá có giá vốn 60.000.000, giá bán 70.000.000 thanh toán bằng tiền gởi ngân hàng.

8) Chỉ tiền mặt lương cho cán bộ công nhân viên 3.000.000

9) Kết chuyển doanh thu, chi phí và lãi (lỗ) lúc cuối kỳ.

  Yêu cầu:

– Định khoản các nghiệp vụ kinh tế phát sinh.

– Phản ánh các nghiệp vụ kế toán phát sinh trên các tài khoản liên quan và xác định kết quả lãi, lỗ.

  Bài giải:

Định khoản các nghiệp vụ kinh tế phát sinh (ĐVT: 1 000đ)

(1)  Nợ TK 111: 90.000

Có TK 112: 90.000

(2)  Nợ TK 331: 25.000

Có TK 311: 25.000

(3a) Nợ TK 632: 25.000

Có TK 156: 25.000

(3b) Nợ TK 131: 30.000

Có TK 511: 30.000

(4)  Nợ TK 641: 500

Nợ TK 642: 500

Có TK 153: 1.000

(5)  Nợ TK 641: 1.000

Nợ TK 642: 2.000

Có TK 334: 3.000

(6)  Nợ TK 156: 60.000

Có TK 111: 60.000

(7a) Nợ TK 632: 60.000

Có TK 156: 60.000

(7b) Nợ TK 112: 70.000

Có TK 511: 70.000

(8)  Nợ TK 334: 3.000

Có TK 111: 3.000

(9a) K/c doanh thu thuần,

Nợ TK 511: 100.000

Có TK 911: 100.000

(9b) Kết chuyển giá vốn hàng bán

Nợ TK 911: 85.000

Có TK 632: 85.000

(9c) Kết chuyển chi phí bán hàng

Nợ TK 911: 1.500

Có TK 641: 1.500

(9d) Kết chuyển chi phí quản lý doanh nghiệp

Nợ TK 911: 2.500

Có TK 642: 2.500

(9e) Kết chuyển lãi

Nợ TK 911: 11.000

Có 42 1: 11.00