Chứng từ kế toán thuộc vào những tài liệu quan trọng. Kế toán viên phải lưu trữ những chứng từ này đúng với thời hạn mà luật pháp đã quy định. Tuy nhiên, sau khi đã lưu trữ đủ thời gian, kế toán có thể hủy chứng từ kế toán.

Khi nào hủy chứng từ kế toán?

Thủ tục để tiêu hủy chứng từ kế toán

• Đầu tiên, người đại diện của doanh nghiệp, theo quy định của Pháp luật sẽ đứng đầu để thành lập Hội đồng tiêu hủy chứng từ trước. Lưu ý, trong Hội đồng tiêu hủy này, gồm có: Lãnh đạo của văn phòng kế toán; Kế toán trưởng; Người đứng đầu của bộ phận lưu trữ những tài liệu, chứng từ kế toán; Một số những thành phần khác do người đứng đầu chỉ định.
• Khi đã đầy đủ các thành viên trong Hội đồng. Hội đồng sẽ bắt đầu tiến hành kiểm kê, đánh giá và phân loại các tài liệu chuẩn bị tiêu hủy của doanh nghiệp. Sau khi đã phân loại xong, sẽ bắt đầi lập ra Danh sách các tài liệu cần được tiêu hủy. Biên bản tiêu hủy tài liệu cũng sẽ được lập ra ngay sau đó.
• Sau khi kế toán đã tiêu hủy xong những chứng từ kế toán của doanh nghiệp, kế toán cần phải lập ngay Biên bản tiêu hủy tài liệu. Trong Biên bản tiêu hủy chứng từ kế toán sẽ gồm có những nội dung như: Loại chứng từ được tiêu hủy; Thời hạn lưu trữ của các loại chứng từ trước đó ( Chứng từ lưu trữ tối thiểu 5 năm; Chứng từ lưu trữ tối thiểu 10 năm); Hình thức tiêu hủy của các loại chứng từ ( Cắt; Xé; Đốt); Kết luận về việc tiêu hủy chứng từ; Trên biên bản cần có đầy đủ chữ ký của tất cả các thành viên trong Hội đồng.

Hồ sơ khi tiêu hủy tài liệu của kế toán

• Danh sách những tài liệu kế toán đã hết hạn lưu trữ và cần tiêu hủy
• Bản thuyết minh kế toán về những tài liệu chuẩn bị tiêu hủy
• Quyết định về việc thành lập Hội đồng về việc tiêu hủy các tài liệu quan trọng của doanh nghiệp
• Biên bản họp Hội đồng về việc tiêu hủy tài liệu kế toán
• Quyết định về việc tiêu hủy tài liệu
• Biên bản về việc tiêu hủy tài liệu kế toán

Những hình thức tiêu hủy chứng từ kế toán