Những bạn mới làm kế toán thường bối rối khi định khoản các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong doanh nghiệp. Trong sách vở – lý thuyết, học viên thường chỉ học một số nghiệp vụ mẫu, còn khi làm việc thực tế, tùy thuộc vào quy mô và loại hình doanh nghiệp – sẽ phát sinh hàng ngàn nghiệp vụ kinh tế khác nhau. Khi đó, kế toán viên cần phải nắm được phương pháp định khoản kế toán nhanh và chính xác. Vậy Định khoản kế toán là gì? Nguyên tắc khi định khoản kế toán? 

1. Định khoản kế toán là gì?

• Định khoản kế toán đơn giản: Chỉ liên quan đến 2 tài khoản
• Định khoản kế toán phức tạp: Liên quan đến 3 tài khoản trở lên

2. Nguyên tắc định khoản kế toán

• Mỗi nghiệp vụ kinh tế phát sinh phải ghi ít nhất vào 2 tài khoản kế toán liên quan. Ghi Nợ tài khoản này thì phải ghi Có tài khoản kia và ngược lại. Số tiền ghi bên Nợ và bên Có của một định khoản phải bằng nhau
• Đối tượng kế toán biến động tăng ghi 1 bên, biến động giảm ghi 1 bên.
• Tài khoản kế toán Nợ ghi trước, bên Có ghi sau
• Dòng ghi Có phải so le với dòng ghi Nợ
• Tổng giá trị bên Nợ sẽ bằng với tổng giá trị bên Có
• Tài khoản kế toán có biến động tăng bên nào thì số dư được ghi tương ứng với bên đó.
• Với những loại tài khoản lưỡng tính như: 131, 136, 1388, 331, 333, 336 thì số dư có thể có ở cả bên Nợ và bên Có.
• Những tài khoản kế toán loại: 5, 6, 7, 8, 9 thường không có số dư

3. Kết cấu tài khoản kế toán

• Tài khoản đầu 1 và đầu 2: Là đầu tài khoản tài sản: Phản ánh toàn bộ giá trị tài sản của doanh nghiệp bao gồm cả tài sản ngắn hạn và tài sản dài hạn.
• Tài khoản đầu 3 và đầu 4: Đầu tài khoản nguồn vốn: Phản ánh công nợ phải trả và nguồn vốn hình thành nên tài sản cho doanh nghiệp.
• Tài khoản đầu 5 và đầu 7: Tài khoản doanh thu và thu nhập khác: Đây là 2 đầu tài khoản phản ánh nguồn thu của doanh nghiệp
• Tài khoản đầu 6 và đầu 8: Tài khoản chi phí và chi phí khác: Đầu tài khoản này phản ánh chi phí hay đầu ra của doanh nghiệp
• Tài khoản đầu 9: Xác định kết quả kinh doanh: Cuối kỳ kế toán viên sẽ làm nhiệm vụ kết chuyển doanh thu và chi phí sang kết quả hoạt động kinh doanh. Cho biết kết quả kinh doanh thực tế của doanh nghiệp trong kỳ.

4. Các bước định khoản kế toán

• Xác định nghiệp vụ phát sinh ảnh hưởng đến các tài khoản kế toán nào
• Xác định biến động tăng giảm của từng tài khoản kế toán (Lưu ý tài khoản ghi Nợ và tài khoản ghi Có của các tài khoản đầu 1 đến đầu 9)
• Xác định quy mô biến động của từng tài khoản (Xác định số tiền ghi Nợ và ghi Có)

5. Ví dụ

Ví dụ 1: Định khoản kế toán đơn giản

• Tiền gửi ngân hàng: TK 112
• Phải trả cho người bán: TK 331

• Hàng hóa: TK 156
• Thuế GTGT đầu ra: TK 3331
• Phải thu của khách hàng: TK 131